Przedsiębiorcy korzystający z systemów do zarządzania relacjami z klientami (CRM) często zastanawiają się, czy potrzebują oddzielnego narzędzia do tworzenia ofert, takiego jak system CPQ. Celem artykułu jest rozróżnienie obu systemów, wyjaśnienie ich odmiennych ról oraz pokazanie unikalnej wartości, jaką do procesów sprzedażowych wnosi specjalistyczny program do ofertowania.
Czym jest i do czego służy system CPQ?
System CPQ (Configure, Price, Quote) to narzędzie zaprojektowane w celu optymalizacji najważniejszego etapu sprzedaży, jakim jest przygotowanie i dostarczenie propozycji handlowej. Jego podstawowe funkcje to:
- uproszczenie i automatyzacja procesu tworzenia ofert, począwszy od konfiguracji produktu lub usługi, aż po wysyłkę gotowego dokumentu;
- eliminowanie błędów wynikających z ręcznego kopiowania danych z edytorów tekstu lub arkuszy kalkulacyjnych;
- przyspieszenie czasu reakcji na zapytania ofertowe, co bezpośrednio zwiększa szansę na pozyskanie zlecenia;
- zapewnienie spójności ofert tworzonych w zespole poprzez korzystanie ze wspólnych szablonów, cenników i opisów;
- umożliwienie kontroli i analityki procesu ofertowania – śledzenie, kto, komu, kiedy i jaką ofertę handlową wysłał.
Główna różnica – CPQ kontra CRM
Podstawowa różnica między systemami CRM i CPQ wynika z ich przeznaczenia i głównego obszaru działania. Poniższa tabela przedstawia najważniejsze aspekty porównawcze. Wynika z niej jasno, że system CRM może spełniać funkcję CPQ tylko pod warunkiem, że ma odpowiednie funkcje pozwalające na sporządzanie kalkulacji. I odwrotnie – system CPQ może odgrywać rolę CRM, tylko jeśli posiada odpowiednie elementy odpowiedzialne za poprawne relacje z klientami. Takim systemem jest SCCOT – program do ofert i wycen, a więc CPQ mający funkcje CRM.
Różnicę można podsumować w dwóch zdaniach:
CRM mówi, z kim rozmawiasz i na jakim etapie jesteś.
CPQ mówi, co konkretnie proponujesz, za ile, jak to wygląda – i czy klient to otworzył.
Zastosowanie w praktyce – przykład z rynku
Firma obsługująca kilkanaście zapytań tygodniowo zarządza bazą klientów, notatkami ze spotkań i przypomnieniami w systemie CRM, np. LiveSpace. Jednak sam proces ofertowania odbywa się manualnie – oferta tworzona jest w programie Excel, a wygenerowany plik PDF wysyłany jest w załączniku do wiadomości e-mail.
Głównym problemem tego podejścia jest ryzyko braku kontroli nad wysyłanymi propozycjami, a w konsekwencji zapomnienie o ofercie i braku dalszych działań. Z uwagi na brak spójnego systemu trudny i nieprzewidywalny jest efekt końcowy co do powtarzalności, poprawności wykonania, standardu i zysku.
W takim scenariuszu rozwiązaniem jest system CPQ, taki jak SCCOT. Pozwala na:
- konfigurację oferty bezpośrednio z firmowej bazy materiałów i usług;
- tworzenie wielu wariantów w ramach jednej propozycji, bez konieczności wysyłania kilku oddzielnych plików;
- prezentowanie oferty w formie online, co daje możliwość śledzenia, czy została otwarta, a także jej edytowania i bieżącej kontroli.
CPQ to fundament nowoczesnej sprzedaży, także w MŚP
Systemy CPQ nie są zarezerwowane wyłącznie dla dużych korporacji. Rozwiązania dopasowane do potrzeb małych i średnich przedsiębiorstw, przynoszą wymierne korzyści, takie jak:
- możliwość szybkiej pracy i tworzenia ofert z dowolnego urządzenia, np. z telefonu komórkowego;
- uporządkowanie dokumentacji ofertowej i centralizacja danych, co jest kluczowe przy pracy zespołowej;
- zdobycie przewagi konkurencyjnej dzięki szybkości reakcji i profesjonalnej formie prezentacji oferty.
Współczesny klient oczekuje nie tylko atrakcyjnej ceny, ale również profesjonalnej i przejrzystej oferty, która ułatwi mu podjęcie decyzji. System CPQ pozwala sprostać tym oczekiwaniom bez konieczności tworzenia dedykowanego działu ofertowania.
Kiedy firma potrzebuje systemu CPQ?
CRM zarządza relacją. CPQ zarządza konkretną propozycją handlową. Używane razem, oba systemy tworzą kompletne i spójne rozwiązanie wspierające proces sprzedaży od pierwszego kontaktu aż po finalizację umowy.
Checklista dla Twojej firmy
Potrzebę wdrożenia dedykowanego systemu CPQ sygnalizuje występowanie następujących czynników:
- firma otrzymuje więcej niż jedno zapytanie ofertowe w tygodniu;
- oferty tworzone są na złożone produkty lub usługi, składające się z wielu pozycji;
- proces sprzedaży jest etapowy lub jeśli prowadzony jest w sposób zespołowy;
- do tworzenia ofert nadal wykorzystywane są narzędzia biurowe, takie jak edytory tekstu i arkusze kalkulacyjne.
Spełnienie powyższych warunków jest wyraźnym sygnałem, że nadszedł czas na wdrożenie dedykowanego systemu CPQ.
