Pewnie spotkałeś się już wcześniej z nazwą “proforma” – na przykład w swoim programie do wystawiania faktur. Zawsze jednak traktowałeś ją jako dodatek dla bardziej wprawionych biznesmenów, więc nawet nie zastanawiałeś się nad tym, jak możesz ją wykorzystać w swojej firmie. A jak się okazuje – proforma może być pomocna nawet w procesie ofertowania. Jesteś ciekawy, jak to zrobić?
Czym jest faktura proforma?
Faktura proforma jest fakturą tylko z nazwy. W rzeczywistości nie jest to dokument księgowy, a jego funkcja ogranicza się głównie do oferty handlowej. Z racji, że proformy nie uwzględniamy w ewidencji księgowej, możesz ją wystawić bez obaw o przykrą konsekwencję w postaci podatku do zapłacenia.
Faktura proforma nie jest też dowodem, że do transakcji w ogóle doszło. Ma ona charakter czysto informacyjny i często traktowana jest jako “wzór” tego, jak wyglądać będzie właściwa faktura. Zgadujemy, że zastanawiasz się teraz, po co tak właściwie wystawia się fakturę proformę? O ile na pierwszy rzut oka wydaje się ona być całkowicie zbędna, o tyle w rzeczywistości można ją wykorzystać w wielu celach – nawet tytułowym ofertowaniu.
Po co wystawia się fakturę proformę?
Zacznijmy od najważniejszego, czyli przygotowania oferty handlowej. Chcesz przedstawić swojemu klientowi koszt produktów lub usług dokładnie w taki sposób, w jaki znajdą się one na właściwej fakturze? Wystaw proformę. A może chcesz jedynie poinformować go o szczegółach oferty i sposobie rozliczania się? Wtedy też wystaw proformę.
Nie oznacza to jednak, że fakturę proformę należy traktować tylko i wyłącznie jako sposób na szybkie ofertowanie. Wymienić możemy jeszcze dwa ciekawe zastosowania tego dokumentu:
Wskazanie terminu zapłaty / wezwanie do zapłaty
Jeśli prowadzisz swoją własną firmę to pewnie dobrze wiesz, jak często kontrahenci potrafią zalegać z płatnościami. W takim przypadku proforma może stanowić dobrą “rozgrzewkę” przed wystawieniem realnej faktury. Dzięki temu Twój klient będzie wiedział o terminie zapłaty jeszcze zanim wyślesz mu właściwy dokument księgowy.
Być może brzmi to dla Ciebie w tym momencie banalnie, jednak to naprawdę działa. Jest większa szansa, że klient zapłaci w terminie, jeśli dostanie nie jeden, a dwa dokumenty (w tym jeden pod postacią czysto handlowej proformy). A jeśli to nie poskutkuje – to proforma sprawdzi się również jako wezwanie do zapłaty.
Faktura proforma a kwestie księgowo-formalne
Jak już wspominaliśmy na samym początku – proforma to dokument czysto handlowy, a nie księgowy. Nie musisz więc obawiać się żadnych przykrych konsekwencji podatkowych. Wystawiłeś proformę, ale klient ostatecznie zrezygnował ze skorzystania z Twoich usług? Możesz ją usunąć w zapomnienie.
Proformy oczywiście nie musisz też pokazywać swojej księgowej. Jest to Twój prywatny dokument, który możesz potraktować jako oferta handlowa wygenerowana w dowolnym programie do ofertowania. Z tego tytułu podatek od towarów i usług, VAT, również nie jest brany pod uwagę.
Kiedy NIE MOŻESZ wystawić proformy?
Mówi się, że o ile proforma nie jest dokumentem księgowym, o tyle nie w każdej sytuacji możesz ją wystawić. Nie powinieneś np. dostarczać proformy swojemu klientowi, jeśli otrzymałeś już całość pieniędzy lub zaliczkę, gdyż wtedy jesteś zobowiązany do wystawienia oficjalnej faktury.
Zawodowymi księgowymi nie jesteśmy, jednak ta informacja wydaje nam się być pozbawiona sensu. Nie udało nam się też znaleźć aktu prawnego, który by ją potwierdzał. Naszym zdaniem fakturę proformę możesz wystawić zawsze, gdyż nie jest ona regulowana prawnie – nie może ona jednak zastąpić prawdziwej faktury kiedy już dojdzie do transakcji.
Z jakich elementów składa się proforma?
Proforma składa się z dokładnie takich samych elementów, jak oficjalna faktura. Znajdziesz na niej informacje takie jak:
– data i miejsce wystawienia dokumentu,
– dane zarówno sprzedawcy, jak i klienta,
– treść i / lub przedmiot transakcji,
– cena / wartość zarówno netto, jak i brutto, wraz z uwzględnieniem VAT.
W większości przypadków proforma wygląda praktycznie 1:1 jak zwykła faktura – chociaż tutaj sporo zależy od programu, w którym generujesz swoje dokumenty księgowe.
Jak odróżnić zwykłą fakturę od proformy?
Koniecznie pamiętaj o tym, aby Twoja proforma została odpowiednio zatytułowana! Bez uwzględnienia napisu tytułowego “faktura pro forma” możesz sprowadzić na siebie niepotrzebne problemy. Wówczas Twój dokument handlowy może zostać odebrany jako księgowy, a Ty będziesz mieć sporo zabawy z późniejszym korygowaniem. Często zdarza się, że jedynie tytuł dokumentu odróżnia proformę od zwykłej faktury.
Czy faktura proforma może zastąpić program do ofertowania?
Być może zastanawiasz się teraz, czy wystawianie faktur proform może zastąpić dobry program do tworzenia ofert handlowych. Przypatrzmy się teraz kilku plusom i minusom takiego podejścia.
Plusy faktur proform w ofertowaniu
Do plusów faktur proform zaliczamy:
– Szybkość w przygotowaniu. Jeśli masz wprawę w wystawianiu faktur, to przygotowanie odpowiedniej proformy będzie dla Ciebie kwestią kilku kliknięć.
– Oszczędność pieniędzy. Jeżeli korzystasz z programu do księgowości, to zapewne możesz wystawiać też proformy. Nie jest Ci potrzebne dodatkowe oprogramowanie.
– Użyteczność dokumentu. Ten sam wcześniej przygotowany dokument może posłużyć Ci zarówno jako złożenie oferty handlowej, jak i przypomnienie o zapłacie.
Dużą zaletą proform jest też to, że odznaczają się profesjonalnym wyglądem.
Minusy faktur proform w ofertowaniu
Do minusów faktur proform zaliczamy z kolei:
– Ubogość w treść. Dobra oferta handlowa powinna być rozbudowana i szczegółowa. Proforma z reguły jest jednostronicowa i przedstawia głównie kwestie formalne (cena, metoda płatności).
– Negatywny wydźwięk. Niektórych Twoich klientów może przestraszyć wygląd dokumentu, który wygląda jak faktura. Skupianie się od razu na finansach w oczach wielu osób po prostu źle się kojarzy.
Pamiętaj, że skuteczna oferta handlowa to coś więcej, niż tylko konkurowanie pieniędzmi. Proforma pozwoli Ci pochwalić się atrakcyjnymi cenami, jednak nie oznacza to, że klienci będą patrzeć na Ciebie bardziej przychylnym okiem. Zamiast proformy polecamy więc skorzystać z profesjonalnego programu do tworzenia ofert handlowych.
Program do tworzenia ofert handlowych zamiast proform
Jako SCCOT stworzyliśmy specjalny program do tworzenia ofert handlowych. Jeśli zależy Ci na skutecznym zdobywaniu nowych klientów – powinieneś korzystać z profesjonalnego oprogramowania, a faktury proformy zostawić tylko jako dodatek domykający transakcję.
Z darmowej wersji naszej aplikacji skorzystasz tutaj: https://sccot.pl/, klikając na zakładkę “testuj” w prawej górnej części ekranu. Sporządzanie ofert handlowych i zarządzanie zleceniami nigdy nie było aż tak proste!
Faktura proforma w pigułce
Podsumowując, faktura proforma:
– nie jest dokumentem księgowym, a stricte handlowym, nie ciążą więc na nim żadne obowiązki podatkowe,
– może pomóc w procesie ofertowania, ale nie polecamy polegać tylko na niej, gdyż jest uboga w treść i może źle kojarzyć się niektórym klientom.
Mimo wszystko proforma jest pomocnym dokumentem i sami od czasu do czasu z niej korzystamy.
Sprawdź też nasze pozostałe artykuły o prowadzeniu firmy ze strony formalnej:
Ofertowanie – kompletny program. Jak pozyskiwać klientów?
Klient B2B – czyli jaki? O relacji “biznes dla biznesu”
Lejek sprzedażowy a pozyskiwanie nowych klientów
Pozdrawiamy i życzymy wielu nowych klientów! Zespół SCCOT.
