Proforma wydaje się być cieniem prawdziwej faktury VAT, ale w rzeczywistości odgrywa ważną rolę w handlu i biznesie. Ten dokument nie tylko przedstawia warunki oferty, ale również służy jako podstawa negocjacji i planowania finansowego. Sprawdź, do czego konkretnie możesz ją wykorzystać.
Faktura proforma — definicja i wyjaśnienie
Proforma to dokument, który pokazuję kwotę do zapłaty za przyszłą usługę lub produkt. Jest fakturą tylko z nazwy; w rzeczywistości nie jest dokumentem księgowym i nie ma mocy prawnej. Służy tylko i wyłącznie jako informator dla nabywcy, jak będzie wyglądać przyszła faktura VAT.
Jak wygląda faktura proforma?
Proforma wygląda prawie identycznie, jak faktura VAT. Choć nie ma regulacji prawnych w tym zakresie, to zwykle w jej skład wchodzi:
- Data wystawienia — dzień, kiedy faktura została utworzona i wysłana do odbiorcy.
- Numer proformy — numer identyfikacyjny faktury, określany przez sprzedawcę.
- Dane sprzedawcy — pełna nazwa firmy, adres, dane kontaktowe, numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy.
- Dane nabywcy — pełna nazwa firmy, adres, dane kontaktowe, numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy.
- Opis towarów lub usług — szczegółowy opis sprzedawanych towarów lub świadczonych usług, w tym ilości i jednostki miary.
- Ceny jednostkowe i całkowite — cena za jednostkę każdego towaru lub usługi i całkowita wartość wszystkich pozycji.
- Warunki płatności — metody płatności akceptowane przez sprzedawcę, terminy płatności, ewentualne zaliczki.
- Warunki dostawy — terminy, sposób dostawy towarów, informacje o kosztach transportu, Incoterms (międzynarodowe warunki sprzedaży), jeśli dotyczy.
- Waluta — waluta, w której wyrażone są ceny (np. PLN, EUR, USD).
- Uwagi dodatkowe — pozostałe informacje ważne dla transakcji, takie jak warunki gwarancji, zniżki, terminy realizacji zamówienia.
- Podpis osoby upoważnionej — podpis osoby upoważnionej do wystawienia proformy, w celu potwierdzenia autentyczności dokumentu.
Nie może zabraknąć też wyraźnego nagłówka “Faktura Proforma”, który poinformuje nabywcę, że nie ma jeszcze styczności z dokumentem księgowym.
Wystawienie proformy — konsekwencje
Z racji, że proformy nie uwzględnia się w ewidencji księgowej, możesz ją wystawić bez obaw o przykrą konsekwencję w postaci podatku do zapłacenia. Nie jest też dowodem, że do transakcji w ogóle doszło. Ma charakter czysto informacyjny i traktowana jest jako “wzór” tego, jak wyglądać będzie właściwa faktura. Faktura proforma również:
- NIE STANOWI kosztów uzyskania przychodu,
- NIE JEST podstawową do wykonania płatności,
- NIE ZASTĘPUJE właściwej faktury VAT.
Czy klient może zapłacić proformę?
Tak, nabywca może opłacić kwotę wskazaną na proformie. Oznacza to, że akceptuje warunki transakcji i chce nabyć opisaną usługę lub towar. Nie może jej jednak zaksięgować — z tym musi wstrzymać się do momentu, aż otrzyma właściwą fakturę VAT. Pamiętaj, że po otrzymaniu zapłaty sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury właściwej do 15. dnia następnego miesiąca.
Po co wystawia się fakturę pro formę?
Proformę wystawia się, aby poinformować nabywcę o kwocie i szczegółach transakcji. Wielu kontrahentów wymaga tego dokumentu, aby łatwiej orientować się w wydatkach. Chcesz przedstawić klientowi koszt produktów lub usług dokładnie w taki sposób, w jaki znajdą się na właściwej fakturze? Wystaw proformę. A może chcesz poinformować go o szczegółach oferty i sposobie rozliczania się? Wtedy też wystaw proformę.
Wskazanie terminu i wezwanie do zapłaty
Proforma stanowi dobrą “rozgrzewkę” dla kontrahenta przed wystawieniem faktury VAT. Dzięki temu będzie wiedział o dacie zapłaty jeszcze zanim otrzyma właściwy dokument księgowy, a to zwiększy szansę terminowej płatności. Jeśli klient otrzyma nie jeden, a dwa dokumenty (w tym jeden pod postacią informacyjnej proformy), na pewno nie zapomni o przelewie. Proforma sprawdza się też jako forma wezwania do zapłaty / ponaglenie zalegającego klienta.
Kiedy nie możesz wystawić pro formy?
Są 3 sytuacje, kiedy wystawienie proformy jest nie na miejscu.
- Gdy transakcja została zrealizowana, tj. towar został dostarczony lub usługa świadczona, a odbiorca uiścił pełną zapłatę za nie. W takim przypadku należy wystawić fakturę właściwą, która potwierdza dokonanie sprzedaży i umożliwia obie strony do rozliczeń podatkowych i księgowych.
- Jeżeli kupujący zapłacił zaliczkę na poczet towarów lub usług. W takim przypadku przedsiębiorca musi wystawić fakturę zaliczkową, która dokumentuje wpłatę zaliczki. Jest to szczególnie ważne w przypadku czynnych płatników VAT.
- Jeśli proforma została podpisana przez klienta jako forma akceptacji warunków transakcji. Wtedy traktuje się ją jako zobowiązanie do zapłaty i nie można jej traktować jako zwykłej proformy. Podpis na dokumencie może być interpretowany jako umowa handlowa, co sprawia, że dokument nabiera mocy prawnej.
Dlatego zachowaj ostrożność, jeśli sprzedawca nakłania Cię do podpisania proformy. Może to być potraktowane jako zaakceptowanie warunków transakcji, a od Ciebie wymagana będzie zapłata widniejącej kwoty.
Jak odróżnić fakturę VAT od proformy?
Fakturę VAT i proformę odróżnia nagłówek “Faktura Proforma”. Taki dokument musi być wyraźnie oznaczony, aby nie można było przypisać mu walorów prawdziwej faktury i mocy prawnej. Odpowiedni nagłówek jest ważny, gdyż reszta dokumentu może wyglądać 1:1 jak faktura VAT.
Proforma a faktura VAT — różnice prawne
Główne różnice między fakturą VAT a proformą to ich status prawny, funkcja, skutki podatkowe, wymagane elementy i rola w procesie sprzedaży.
- Faktura VAT jest oficjalnym dokumentem księgowym, który potwierdza dokonanie transakcji sprzedaży i jest wymagany do celów podatkowych i księgowych. Proforma ma charakter informacyjny i służy jako wstępna oferta handlowa. Nie jest uznawana za dokument księgowy i nie ma mocy prawnej w rozliczeniach podatkowych.
- Faktura VAT jest wystawiana po zrealizowaniu sprzedaży, aby udokumentować transakcję dla celów podatkowych i umożliwić nabywcy odliczenie podatku VAT. Proforma jest zazwyczaj wysyłana przed finalizacją transakcji, aby poinformować odbiorcę o szczegółach i kosztach planowanej sprzedaży, np. jako przedstawienie warunków oferty czy prośba o zapłatę zaliczki.
- Faktura VAT ma bezpośredni wpływ na rozliczenia podatkowe, umożliwiając zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy rozliczenie podatku VAT. Proforma nie jest używana do rozliczeń podatkowych i nie pozwala na odliczenie podatku VAT.
- Faktura VAT musi zawierać określone przez prawo elementy, takie jak numer faktury, dane obu stron transakcji, szczegółowy opis towarów lub usług, daty dotyczące sprzedaży i wystawienia faktury, stawki VAT, wartość netto, brutto i kwotę podatku VAT. Proforma może być mniej formalna i nie jest ściśle regulowana, ale zazwyczaj zawiera podobne informacje co faktura VAT, jednak bez szczegółów dotyczących VAT, ponieważ nie służy do rozliczeń podatkowych.
- Faktura VAT jest końcowym dokumentem w procesie sprzedaży, potwierdzającym zakończenie transakcji. Proforma może być traktowana jako element negocjacyjny lub wstępny, który prowadzi do zmian w ofercie przed finalizacją sprzedaży.
Faktura proforma jako oferta handlowa — plusy i minusy
Ciężko ukryć, że proforma służy zwykle jako forma oferty handlowej. Ale czy to dobre podejście?
Proforma w ofertowaniu — zalety
Do plusów zaliczamy:
- Szybkość w przygotowaniu. Jeśli masz wprawę w wystawianiu faktur, to wystawienie proformy będzie dla Ciebie kwestią paru kliknięć.
- Oszczędność pieniędzy. Jeżeli korzystasz z programu do księgowości, to możesz wystawiać też proformy. Nie jest Ci potrzebne dodatkowe oprogramowanie.
- Użyteczność dokumentu. Ten sam wcześniej przygotowany dokument może posłużyć Ci zarówno jako złożenie oferty handlowej, jak i przypomnienie o zapłacie.
Dużą zaletą proform jest też to, że odznaczają się profesjonalnym wyglądem.
Proforma w ofertowaniu — wady
Do minusów zaliczamy:
- Ubogość w treść. Dobra oferta handlowa powinna być rozbudowana i szczegółowa. Proforma z reguły jest jednostronicowa i przedstawia głównie kwestie formalne (cena, metoda płatności).
- Negatywny wydźwięk. Niektórych Twoich klientów może przestraszyć wygląd dokumentu, który wygląda jak faktura. Skupianie się od razu na finansach w oczach wielu osób źle się kojarzy.
Pamiętaj, że skuteczna oferta handlowa to coś więcej, niż tylko konkurowanie pieniędzmi. Proforma pozwoli Ci pochwalić się atrakcyjnymi cenami, jednak nie oznacza to, że klienci będą patrzeć na Ciebie bardziej przychylnym okiem.
Proforma jako gwarancja bezpiecznej transakcji
Proforma służy też jako zabezpieczenie dla obu stron transakcji, choć nie ma mocy prawnej faktury VAT. Jak to możliwe? Oto kilka powodów.
- Proforma dostarcza wstępny zarys warunków transakcji, w tym opis towarów lub usług, ceny, warunki płatności i dostawy. Dzięki temu obie strony mają jasność co do oczekiwań przed finalizacją umowy, a to zmniejsza ryzyko nieporozumień.
- W przypadku niestabilnych rynków lub gdy oczekuje się zmian w cenach, proforma pozwala kupującemu zabezpieczyć cenę towaru lub usługi przed wzrostem. Po akceptacji proformy przez kupującego, sprzedawca honoruje ceny w niej zawarte, a to zapewnia stabilność finansową.
- Proforma jest wykorzystywana do uzyskania zaliczki przed rozpoczęciem produkcji lub wysyłką towarów. Dla sprzedawcy to forma zabezpieczenia, że kupujący jest poważnie zainteresowany zakupem i że część kosztów zostanie pokryta z góry.
- W handlu międzynarodowym proforma może być wykorzystywana do wstępnego określenia wartości towarów dla celów celnych. Pomaga to w szybszym przeprowadzaniu procedur importowych i eksportowych.
- Proforma służy jako punkt wyjścia do negocjacji handlowych. Przedstawienie warunków w proformie pozwala obu stronom na dyskusję i dostosowanie warunków transakcji, aby były akceptowalne dla obu stron.
- Dla kupującego, otrzymanie proformy pozwala na dokładniejsze planowanie finansowe i przygotowanie środków na zapłatę za towar lub usługę przed jej dostarczeniem.
Jak widzisz — chociaż proforma nie zastępuje dokumentów księgowych, jest ważnym narzędziem w handlu, które dodaje bezpieczeństwa.
Faktura proforma — słowem podsumowania
Proforma, mimo nieoficjalnego statusu, jest ważnym narzędziem w handlowej komunikacji między sprzedawcą a nabywcą. Przedstawia szczegółowe informacje o kosztach, warunkach płatności i dostawy. Nie tylko zwiększa przejrzystość transakcji, ale także buduje zaufanie między stronami. Proforma ujawnia swoją wartość nie jako zamiennik faktury VAT, ale jako dokument w procesie negocjacyjnym i planowaniu biznesowym, który gwarantuje bezpieczeństwo i jasność transakcji.
Faktura proforma — często zadawane pytania
Sprawdź najczęściej zadawane pytania pod artykułem o fakturze pro formie.
Czym jest faktura proforma?
Proforma to wstępny dokument informacyjny, który przedstawia szczegóły i koszt planowanej transakcji. Nie ma mocy prawnej faktury VAT i nie służy do rozliczeń podatkowych.
Czy proforma jest obowiązkowa w procesie sprzedaży?
Nie, wystawienie proformy nie jest obowiązkowe, ale jest to praktyka często stosowana w handlu, szczególnie w transakcjach międzynarodowych i w przypadku zaliczek.
Czy mogę użyć proformy do odliczenia VAT?
Nie, proforma nie służy do celów podatkowych i nie może być użyta do odliczenia VAT.
Jakie elementy powinna zawierać proforma?
Powinna zawierać takie elementy jak data wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów/usług, ceny jednostkowe i całkowite, warunki płatności i dostawy oraz walutę.
Czy proforma jest równoznaczna z fakturą VAT?
Nie, proforma służy jako informacja wstępna i nie zastępuje faktury VAT, która jest oficjalnym dokumentem księgowym wymaganym do rozliczeń podatkowych.
Co robić po otrzymaniu zapłaty na podstawie proformy?
Po otrzymaniu pieniędzy trzeba wystawić fakturę VAT, która dokumentuje transakcję i umożliwia rozliczenia podatkowe. Trzeba zrobić to do 15. dnia następnego miesiąca.
Czy klient może odmówić zapłaty po otrzymaniu proformy?
Tak, proforma jest ofertą i nie tworzy zobowiązań prawnych do zapłaty, chyba że obie strony ustaliły inaczej, np. poprzez zaliczkę.
Czy można anulować proformę?
Tak, jako dokument nieoficjalny, proforma może być anulowana lub modyfikowana przed finalizacją umowy.
Kiedy najlepiej wystawić proformę?
Najlepiej wystawić przed rozpoczęciem produkcji lub dostawą towarów, szczególnie gdy wymagana jest zaliczka lub gdy warunki transakcji są jeszcze negocjowane.
