Jak wykorzystać cyfryzację do rozwoju firmy?

Rozwój firmy to proces, który ciągle stawia kolejne poprzeczki. Żadna z nich nie jest nie do pokonania - potrzeba tylko odpowiednich narzędzi, na przykład cyfryzacji.
Opublikowano:
Kategoria: Cyfryzacja
Autor tekstu:
Paweł Kaczmarek
Paweł Kaczmarek
Pomysłodawca i founder aplikacji SCCOT oraz programów do ofertowania MocnaFirma. Ekspert w zakresie cyfryzacji firm oraz procesu ofertowania.

Spis Treści

Kiedy w latach 90. powstawał Internet mało kto zdawał sobie sprawę z tego jakie możliwości stworzy nowa sieć. Miała ona przecież obsługiwać słynny genewski ośrodek badawczy CERN. A jednak ponad 30 lat później znajdziemy w nim wszystko: od najbliższych restauracji indyjskich, przez muzykę, filmy instruktażowe z dziedziny motoryzacji, aż do w pełni digitalowych przedsiębiorstw. Liczba użytkowników rośnie, a wraz z nią nowe możliwości i potrzeby kreowane przez Internet. Trudno się dziwić – niesie on ze sobą wiele zalet, które pomagają również w prowadzeniu firmy usługowej.

Czym de facto jest cyfryzacja?

Słowo „cyfryzacja” nie ma jednoznacznej definicji, jednak w SCCOT poprzez cyfryzację firmy rozumiemy przeniesienie procesów jakie stoją za jej działaniem do przestrzeni komputerowej/internetowej. Jakie procesy jesteśmy więc w stanie zdigitalizować? Niemalże wszystkie, a w szczególności:

  • zarządzanie projektami
  • ofertowanie
  • tworzenie kartotek, baz danych klientów, produktów, zleceń
  • tzw. papierkową robotę – faktury, umowy etc.
  • obliczanie rentowności usługi i firmy
  • monitorowanie parametrów firmy

A co dokładnie przemawia za tym, by scyfryzować firmę? To przede wszystkim szybkość działania, możliwość łatwej modyfikacji danych, ich bezpieczeństwo i dostępność niemalże w każdym miejscu na świecie.

Przedsiębiorca jest dziś bardzo obciążony i nierzadko musi łączyć w sobie wiele funkcji: jest marketingowcem, handlowcem, wykonawcą, księgowym, kadrowym, sterem, żeglarzem i okrętem. Zadaniem rozwiązań digitalowych jest przejęcie przynamniej części tych obowiązków związanych z funkcjonowaniem firmy usługowej.

Dotychczas jednak wskaźnik cyfryzacji firm jest w Polsce jednym z gorszych w Europie. Według badań DESI 2021, opublikowanych przez Komisję Europejską, nieco ponad połowa (52%) małych i średnich firm działających w Polsce stosuje technologie cyfrowe na co najmniej podstawowym poziomie. Co 3. przedsiębiorstwo wymienia informacje drogą elektroniczną. 8% używa dużych zbiorów danych, 15% chmury obliczeniowej, a 18% – sztucznej inteligencji. E-faktury wykorzystuje 13% organizacji, taki sam odczyt dotyczy sprzedaży internetowej prowadzonej przez MŚP.

W sumie, w kategorii dotyczącej integracji technologii cyfrowej przez przedsiębiorstwa, Polska zajęła 24 miejsce, czyli czwarte od końca – udało nam się wyprzedzić jedynie Rumunię, Bułgarię i Grecję.

Jakie więc możemy wyciągnąć wnioski? Przedsiębiorstwa w Polsce nie znają jeszcze do końca wszystkich możliwości cyfryzacji – wiele z nich w ogóle nie podjęło żadnych działań w tym aspekcie. To tworzy jednak pole do popisu dla świadomych przedsiębiorców. Digitalizując firmę zostawisz konkurencję w tyle jeśli chodzi o procesy trwające w twoim przedsiębiorstwie. Uwolnisz swój potencjał i zobaczysz jakie są możliwości Twoje i Twojej firmy.

Czy cyfryzacja się opłaca?

Znając pojęcie cyfryzacji i jej stan w Polsce warto zastanowić się kto i co zyska z cyfryzacji firmy. Przyjrzyjmy się więc kilku przewagom, które wymieniliśmy wcześniej: szybkość działania, możliwość łatwej modyfikacji danych, ich bezpieczeństwo i dostępność niemalże w każdym miejscu na świecie.

Szybkość działania to rzecz niezbędna w prowadzeniu przedsiębiorstwa. Żaden klient nie lubi przecież czekać na wykonanie swojego zlecenia. Chodzi tutaj także o to, by zoptymalizować zużycie czasu przez swoich pracowników – tak, by nie marnować własnych zasobów. I tak jak firma powinna być zwinna, działać szybko i sprawnie, tak jeszcze szybsze powinny być jej procesy. Szybkie zarządzanie zleceniami, błyskawiczne generowanie oferty, natychmiastowe przesyłanie danych i informacji.

Popełniłeś literówkę w nazwisku, nie dopilnowałeś czegoś w dokumentach, zapomniałeś czegoś dopisać – znamy to uczucie. A najgorsze jest zdanie sobie sprawy z tego, że to już poszło w kilku kopiach papierowych i mało co można z tym zrobić 🙂 A tak też się zdarza! No, chyba, że działasz w digitalu – wtedy wystarczy kliknąć „edytuj”, wprowadzić zmianę i już!

Bezpieczeństwo przede wszystkim! A strzeżonego chroni mocne hasło i szyfrowanie danych. To z pewnością bezpieczniejsza opcja niż trzymanie dokumentów w teczce, która kiedy wpadnie w niepowołane ręce może zrobić dużo bałaganu. Dane scyfryzowane są bezpieczne!

I co dalej?

Dostępność w niemalże każdym miejscu na świecie – wystarczy tylko urządzenie mobilne i Internet, by od razu sprawdzić co dzieje się w firmie. Gdzie jest serwisant, który godzinę temu powinien stawić się u klienta, na jakim etapie jest zlecenie w sąsiednim mieście, a czy zaliczka od innego klienta już doszła. Nie musisz siedzieć przy komputerze, możesz być na przykład w trasie, tylko z telefonem pod ręką.

Wszystkie te plusy wspomagają rozwój firmy, optymalizują procesy, wykorzystanie czasu. Jesteśmy w stanie wykonywać więcej zleceń, znika problem przestojów między kontraktami. Innymi słowy scyfryzowana firma może więcej i jest to jej zdecydowana przewaga konkurencyjna.

W pewnym momencie rozwoju firmy obowiązków na głowie przedsiębiorcy i zaufanych pracowników przybywa na tyle, że ciężko jest działać produktywnie. Tracimy za dużo czasu, ciągle z tyłu głowy mamy inne zadanie, które na nas ciąży. I jeśli wówczas firma nadal nie będzie scyfryzowana – dalej się już nie rozwinie, bo po prostu nie wystarczy mocy przerobowej.

Dlatego cyfryzacja to etap, który prędzej czy później dotknie każde rozwijające się przedsiębiorstwo. Warto przejąć pałeczkę i cyfryzować na własnych zasadach!

Jak scyfryzować swoją firmę?

Istnieje wiele sposobów na scyfryzowanie firmy, w zależności od tego jakie procesy chcesz zdigitalizować. W Internecie dostępne są specjalne programy umożliwiające zarządzanie pracownikami, serwisantami w terenie, a nawet obliczające wszystkie parametry Twojego przyszłego zlecenia. Jednak w tych wszystkich rozwiązaniach na pierwszym miejscu stawiana jest usługa – nie przedsiębiorca który za nią stoi.

SCCOT powstaje i rozwija się z potrzeb i pomysłów
właścicieli małych i średnich firm usługowych.

Wiemy na co stać Ciebie i Twoją firmę. Wiemy jakie narzędzie będzie pomocne w cyfryzacji przedsiębiorstwa. Mamy doświadczenie w prowadzeniu usług, a digitalizacja otworzyła przed nami nowe horyzonty.

W systemie SCCOT wierzymy, że podstawą działania Twojej firmy jest jej optymalne zarządzanie projektami, ofertowanie i obliczanie rentowności zleceń. To procesy, które pojawiają się cyklicznie – są bardzo powtarzalne, przez co czasem stają się uciążliwe. Dlaczego masz więc tracić na nie czas? Masz przecież inne, ważniejsze i przyjemniejsze rzeczy do zrobienia!

No właśnie – czas jest teraz walutą, której wiecznie brakuje. Szkoda, że doba na tylko 24 godziny! Dlatego warto optymalizować procesy w firmie, a zwłaszcza te, które są uciążliwe i powtarzalne. Wiele razy sami tworzyliśmy kosztorysy w Excelu, w sobotni wieczór, bo akurat wtedy mieliśmy czas. Jednak ofertowanie to swojego rodzaju sztuka, którą warto opanować by pokazać klientowi swoją prawdziwą wartość. Ale o ofertowaniu pisaliśmy więcej tutaj.

Cyfryzacja to etap, który prędzej czy później dosięgnie wszystkie przedsiębiorstwa. To jednak proces, którego nie powinniśmy się bać – wręcz przeciwnie, powinniśmy go wykorzystać! Warto więc skorzystać z narzędzi, które w tym pomogą: ofertuj i zarządzaj swoją firmą w SCCOT!