Wystawianie faktur wywołuje mieszane uczucia. Z jednej strony to znak, że niebawem na Twoje firmowe konto wpłyną pieniądze od kontrahenta, ale z drugiej — sygnał, że zapłacisz więcej podatku przy rozliczeniu miesięcznym. Bez względu na to, jakie masz podejście: wystawiać je trzeba. Dlatego lepiej robić to wygodnie i w ekspresowym tempie, niż męczyć się nad papierologią przez cały wieczór.
Raczej się zgodzisz?
Najważniejszą walutą jest czas
Zanim zajęliśmy się ofertowaniem w SCCOT, prowadziliśmy inną, niepowiązaną działalność. Mieliśmy wtedy średnio 10-15 stałych kontrahentów, którym co miesiąc wystawialiśmy jedną fakturę — czyli w sumie musieliśmy generować 10-15 dokumentów.
Na papierze ta liczba nie brzmi przerażająco, ale… w rzeczywistości z każdą fakturą schodziło ok. 30 minut. Wiadomo: trzeba uzupełnić dane kontrahenta, wprowadzić wszystkie pozycje, wklepać ceny, ustawić datę płatności, pobrać, i w końcu wysłać na maila. Innymi słowy: pół godziny wyjęte z życia.
Mnożąc 30 minut razy 15 faktur otrzymujemy… 7 i pół godziny. Praktycznie cały dzień roboty.
Nie twierdzimy, że Tobie też zajmuje to tyle czasu. Może masz mniej wymagających klientów, w przypadku których wystarczy opcja “duplikuj fakturę”. Ale nawet, jeśli z papierkową robotą schodzą Ci 2-3 godziny miesięcznie… nadal jest to czas, który możesz wykorzystać efektywniej.
Dlatego dobry program do faktur powinien przede wszystkim działać szybko i automatycznie.
Błędy, poprawki, korekty
Każdemu zdarza się pomylić. To normalne. Ale lepiej popełniać błędy rzadziej, niż częściej — i aplikacja do fakturowania powinna przed tym chronić. W jaki sposób? Mamy kilka propozycji:
- Automatyczne wprowadzanie danych — czyli wypełnianie wszystkich pól np. na podstawie NIP’u klienta. Wiele programów korzysta z tej opcji, ale pobierane dane często są nieprawidłowe lub przedawnione. Pomóc w tym może synchronizacja z innymi systemami, chociażby bazą klientów SCCOT, i automatyczne sprawdzanie danych w czasie rzeczywistym.
- Lepszy podgląd i praca w czasie rzeczywistym — w programach do faktur najbardziej drażni nas brak podglądu IRT (in-real-time). Zakładamy, że wprowadzenie tej funkcji zmniejszyłoby liczbę popełnianych błędów przynajmniej o 90%. Nie wyobrażamy sobie pisać maili (lub artykułów blogowych) bez opcji poglądu… więc dlaczego z fakturowaniem miałoby być inaczej?
- Łatwiejsza edycja i śledzenie zmian — porównywanie ze sobą dwóch wersji tej samej faktury często jest karkołomnym zadaniem. Zamiast przeskakiwać między dwiema kartami przeglądarki, edytowany dokument powinien być wyświetlany zaraz obok oryginalnego. Dobrze, gdyby pojawiła się też opcja “przywróć starszą wersję”, dzięki której jednym kliknięciem cofniesz zmiany.
Nie możesz pamiętać o wszystkim sam
Na wystawieniu faktury papierkowa robota się nie kończy. Trzeba jeszcze dopilnować, aby kontrahent zapłacił na czas (a jeśli tego nie zrobi — przypomnieć o tym) oraz by nie przegapić terminu na podatek dochodowy. Dlatego dobry program do faktur powinien działać także jako “przypominacz”.
Jeśli mija data płatności faktury, a na Ty nadal nie zaksięgowałeś płatności od klienta, aplikacja do fakturowania musi Ci o tym przypomnieć. Powinieneś mieć też możliwość zaznaczenia opcji “wyślij komunikat 1/3/5 dni przed terminem”, aby trzymać rękę na pulsie i mieć wszystko pod kontrolą.
Własnoręcznie w swoich kalendarzach zaznaczamy też termin płatności na podatek dochodowy i ZUS. Raczej nikt z nas nie chce przegapić tego terminu 🙂 Dobrze w tej roli sprawdziłby się mail lub SMS z przypomnieniem.
Program do wystawiania faktur SCCOT — masz jakieś propozycje?
Jak mogłeś wywnioskować podczas lektury — planujemy rozszerzyć nasz program do ofertowania SCCOT o funkcje związane z fakturowaniem. Jesteśmy już w dalszej fazie projektu, ale przed nami nadal wiele miesięcy ciężkiej pracy. Ciężko uwierzyć, ile z tym pracy technicznej i formalnej.
Chcemy wykorzystać ten czas jak najbardziej efektywnie, dlatego czekamy na Twoje propozycje.
Zależy Ci na integracji z bankowością elektroniczną, aby automatycznie potwierdzać wpłaty?
A może działasz w różnych walutach, więc przyda się automatyczne przeliczanie kursów?
Daj znać na —> [email protected] jakich funkcji brakuje Ci w Twoim aktualnym programie do faktur.
A jeśli jeszcze nie korzystasz ze SCCOT, odwiedź stronę główną i zobacz, jak możemy rozwinąć Twój biznes i zdobyć więcej klientów.
Jaki powinien być program do faktur? — podsumowanie
Dobry program do faktur powinien działać:
- szybko — w biznesie każda minuta jest na wagę złota,
- automatycznie — to nie tylko skróci czas, ale też zwiększy wygodę,
- czytelnie — czyli w czasie rzeczywistym i z opcją łatwej edycji.
Dobrze, gdyby przypominał też o terminach płatności.
Częste pytania i odpowiedzi
Czy program do faktur skróci czas potrzebny na wystawienie faktury?
Tak. Automatyzacja procesów (wypełnianie danych, obliczanie kwot, generowanie numerów faktur) i inne czynności administracyjne sprawiają, że cały proces staje się szybszy i bardziej efektywny.
W jaki sposób program do faktur może funkcjonować jako przypominacz?
Program powinien automatycznie wysyłać przypomnienia o zbliżających się terminach płatności faktur, zarówno do wystawiającego, jak i odbiorcy. Powinien też śledzić status płatności i powiadamiać o opóźnieniach lub braku płatności, a także przypominać o zbliżających się terminach związanych z obowiązkami podatkowymi, jak np. terminy płatności podatku dochodowego.
Jak program do faktur może zwiększyć dochody w Twoim biznesie?
Skrócenie czasu potrzebnego na fakturowanie pozwoli skoncentrować się na innych, bardziej dochodowych aspektach działalności. Z kolei lepsze monitorowanie i zarządzanie płatnościami doprowadzi do szybszego otrzymywania płatności i lepszego przepływu gotówki. Natomiast automatyzacja zmniejszy potrzebę angażowania zasobów ludzkich w proces fakturowania, co obniży ogólne koszty operacyjne.
