Widzieliśmy ostatnio materiał, przygotowany przez jedną z większych marek hurtowni — taką, która kreuje się na przyjaciół-fachowców. Polegał na rozmowie dwóch mężczyzn pod krawatem, specjalistów do spraw sprzedaży, którzy nigdy nie mieli w ręku szpachelki. Rozmawiali o tym, w jaki sposób powinno wyglądać ofertowanie, co powinno się w nim znaleźć i jeszcze kilka marketingowych chwytów, które działają w teorii, bo klienci są na nie odporni. Czy właśnie tak wygląda to w branży budowlanej? Czy nie jest to irytujący obowiązek, który spełniamy w Excelu gdy mamy czas, na przykład w sobotni wieczór?

Ofertowanie — obowiązek czy przyjemność?

Wywodzimy się ze środowiska firm instalacyjnych — znamy wielu instalatorów i serwisantów, właścicieli firm o mniejszej i większej skali. Zadaliśmy kiedyś pytanie na forum: „Kiedy i w jaki sposób ofertujesz?”. Zdecydowana większość odpowiedzi mówiła, że kosztorysowaniem zajmuje się właściciel firmy, wtedy, kiedy ma czas. Zazwyczaj były to godziny mocno późne, sięgające nawet 23. Część z nich generowała to w Excelu, część z nich w interaktywnych formularzach PDF, a część ręcznie na papierze.

Jak widać, przekrój sposobów był bardzo różny. Jedyne, co łączyło niemal wszystkich na grupie było to, że traktowali tę czynność jako coś irytującego, męczącego, monotonnego ale jednak takiego, które warunkowało „przeżycie” firmy.

Przyjrzyjmy się także narzędziom, których używali. Popularny Excel nie jest programem dedykowanym pod generowanie tego typu dokumentów! To arkusz kalkulacyjny, który potrafi być bardzo użyteczny — ale korzystając z zaawansowanych opcji przestaje być intuicyjny. Potrzeba doświadczenia, intuicji, cierpliwości. Cierpliwości potrzeba także w kosztorysowaniu na papierze. Dochodzi tutaj również kwestia estetyki – pomemłana kartka papieru, prawie bez żadnej personalizacji, pisana odręcznie i nierzadko nieczytelnie, raczej nie robi dobrego wrażenia.

Już w 2019 roku zdawaliśmy sobie sprawę z mankamentów kosztorysowania w naszej branży. Dlatego zrobiliśmy pierwszy krok w stronę ich poprawy i stworzyliśmy interaktywne programy PDF do ofertowania usług. Z perspektywy czasu oceniamy, że był to ważny i potrzebny krok, który spotkał się z dużym zainteresowaniem w branży. Dokumenty były ustandaryzowane, czytelne i  spersonalizowane pod konkretne przedsiębiorstwo.

Z czasem jednak właściciele firm zaczęli nam zgłaszać kolejne potrzeby. Własne kartoteki RMS, pracę kilku osób w firmie na raz, zarządzanie projektami i wiele innych. Nie mogliśmy wcielić ich w życie w PDF-ach. Dlatego właśnie zrodził się SCCOT.

Ofertowanie jest kluczową funkcjonalnością naszej aplikacji. Żeby dopracować ją w 100% połączyliśmy nasze własne obserwacje z czasów pracy z wnioskami zaprzyjaźnionych przedsiębiorców. Postaraliśmy się odpowiedzieć na pytanie, które nurtuje wszystkich.

Kiedy ofertowanie wygrywa?

Wiele firm, które przegrywają z konkurencją nie może zrozumieć, że klienci w pierwszej kolejności kupują emocje i doświadczenie, jakie stoją za ofertą, a dopiero później sam produkt. Jeśli w obszarze naszej marki klient nie przekona się do nas, to produkt i cena nie ma większego znaczenia. Oferta będzie rozpatrywana jedynie w kategorii droga lub tania. 

Trzeba uświadomić sobie, że ofertowanie jest procesem w firmie, od którego zależy czy zdobywamy kontrakty w dobrej cenie. Czy mamy długą kolejkę czekających klientów. Czy mamy podstawę do podejmowania decyzji inwestycyjnych w firmie.  

Ofertowanie to nie wyłącznie kwestia sporządzenia oferty. 
To cały proces, sztuka opowiadania historii. To sztuka budowania wartości usług i produktów.

W usługach jest tak, że pieniądze pochodzą z pracy własnymi rękoma. Mamy dwie ręce, a doba ma 24 godziny. Dlatego ważne jest ile klienci są wstanie zapłacić za naszą pracę. Możemy oczywiście „kupić” dodatkowe ręce i czas naszych pracowników, próbować skalować nasz biznes.  W takim przypadku skaluje się także problematyka dobrego ofertowania.

A skoro już mowa o oszczędzaniu czasu, wdrażaniu nowych pracowników, skalowaniu biznesu. To jest możliwe! Jedynie…

Potrzeba odpowiednich narzędzi!

Największym przyjacielem nowoczesnych firm, które chcą się rozwijać, skalować i rosnąć jest cyfryzacja. Potrzeba programu, dzięki któremu ofertowanie stanie się szybsze i łatwiejsze. A kiedy ofert przybędzie na tyle, że ciężko będzie się połapać — posegregujesz je według stopnia ich wykonania. Wszystkie te funkcjonalności zebraliśmy w systemie SCCOT.

Z doświadczenia wiemy, że najlepszą drogą do przekonania się do czegoś nowego jest spróbowanie, test. Załóż darmowe konto testowe, przekonaj się, jak działa SCCOT!

Temat ten nieraz lądował już na naszym blogu pod postacią wybiórczych informacji. Tym razem postanowiliśmy zebrać wszystko w jeden artykuł i stworzyć kompletny poradnik o sporządzaniu ofert dla klientów i naszym programie SCCOT. Poniżej przeczytasz o tym, czym jest ofertowanie, dlaczego jest kluczowe dla biznesu, jakich błędów powinieneś unikać i w jaki sposób możesz prześcignąć za jego pomocą konkurencję. Długa lektura, więc kawa obowiązkowa ☕. Zapraszamy!

Czym jest ofertowanie, a czym nie jest?

Zacznijmy klasycznie od garści definicji. Ofertowanie to proces przedstawienia klientowi (albo potencjalnemu klientowi) propozycji sprzedaży produktu lub usługi. Zwykle większość procesu zamyka się w przygotowaniu atrakcyjnego dokumentu (oferty), który zachęci odbiorcę do zakupu.

Co ciekawe – próżno szukać takiej definicji w oficjalnych słownikach. Jest to słowo dość nowożytne i mało znane nawet w środowiskach biznesowych, jednak każdego miesiąca kilkuset internautów wyszukuje jego znaczenia. Między innymi właśnie dlatego postanowiliśmy przygotować ten wpis.

Wiele osób uważa też, że synonimem ofertowania jest słowo “oferowanie”. Nie jesteśmy lingwistami, więc nie mamy zamiaru wykłócać się co do poprawności tego twierdzenia. Według nas “ofertowanie” to słowo zarezerwowane stricte dla biznesów, natomiast “oferowanie” wykorzystuje się w bardziej luźnym kontekście.

Mniejsza jednak o formalności. Przejdźmy do tego, dlaczego jest to tak ważna kwestia?

Dobre ofertowanie kluczem do udanego biznesu

Nie bez powodu mówi się, że dobrze przygotowane ofertowanie jest kluczem do udanego biznesu. Wymieńmy sobie teraz kilka powodów, dla których jest to tak ważny proces:

1. Przyciągniesz uwagę więcej potencjalnych klientów. Możesz to zrobić zarówno za pomocą atrakcyjnej treści oferty, ceny końcowej jak i kolorowych grafik. Zwykle, gdy klient zbiera oferty od potencjalnych wykonawców, w pierwszej kolejności bierze pod uwagę te profesjonalnie wyglądające. Warto się przyłożyć!

2. Będziesz postrzegany jako profesjonalista. Nawet, jeśli nie wygrasz tego konkretnego zlecenia, to zapadniesz w pamięci klienta jako profesjonalista. Pamiętaj – nigdy nie możesz mieć pewności, do kogo ostatecznie trafi Twoje ofertowanie. Być może będzie to przedstawiciel dużej firmy, która chętnie skorzysta z Twoich usług w przyszłości?

3. Przyspieszysz procesy zachodzące w firmie. Formalności potrafią zabrać sporo cennego czasu. Dzięki automatyzacji sprawisz, że wystawianie dokumentów przestanie być straszne, a zacznie być czystą przyjemnością. O narzędziach, które pomogą Ci w całym procesie, opowiemy nieco więcej w dalszej części artykułu.

To tylko 3 powody spośród wielu, dlaczego jest to kluczem do udanego biznesu. Moglibyśmy jeszcze trochę rozpisać się na ten temat, jednak mamy do omówienia znacznie ważniejszą sprawę. A mianowicie – co to właściwie jest “dobre ofertowanie”?

Jak ofertować skutecznie i zdobywać więcej klientów?

Pozwolimy sobie na banał: dobra oferta to taka, w której nie ma błędów, za to posiada wszystkie najważniejsze elementy. Żebyś się w tym wszystkim nie pogubił, rozbijemy tę kwestię na dwie części składowe. Zacznijmy od rzeczy, które dobry dokument handlowy po prostu musi posiadać.

Elementy skutecznego ofertowania

Oferta powinna składać się z opisu sprzedawanego produktu / oferowanej usługi, ceny końcowej oraz atrakcyjnych grafik. Odpuśćmy sobie jednak banały i omówmy niezbyt oczywiste elementy ofertowania:

1. Spis treści. Jest łatwy w przygotowaniu, a znacznie ułatwia klientowi poruszanie się po dokumencie. No i wygląda profesjonalnie.

2. Case study. Nie warto składać pustych obietnic, klienci lubią konkrety. Pokaż im swoje studium przypadku, a będą bardziej Ci ufać.

3. Ceny składowe. Podanie tylko i wyłącznie ceny końcowej to średni pomysł. Więcej o wycenianiu przeczytasz w dalszej części wpisu.

Oprócz tego warto zadbać o chwytliwe “intro” oferty, informacje o firmie, zakres usług, oraz referencje i polecenia. Tak naprawdę warto zawrzeć wszystko to, czym możesz się pochwalić. Zadbaj tylko o odpowiednią kolejność sekcji. Jeśli zaczniesz ofertowanie od 10-stronicowego opisu swojej działalności, to niewielu klientów może dobrnąć do meritum. Stawiaj na konkrety.

Najczęściej popełniane błędy

Wśród największych błędów popełnianych w ofertowaniu znajduje się m. in.:

1. Zła struktura dokumentu. Wspominaliśmy o tym przed chwilą. Staraj się stosować zasadę “od ogółu do szczegółu”.

2. Skomplikowana treść. Znasz trudny, branżowy żargon? Oferta handlowa dla klienta to nienajlepsze miejsce, aby się nim pochwalić.

3. Brak ciągu przyczynowo-skutkowego. Masz wysokie ceny? Uzasadnij je. Mówisz, że jesteś najlepszy na rynku? Pokaż referencje.

Częstym błędem jest też nie skupianie się na swojej grupie odbiorczej. Pamiętaj, że celem ofertowania jest zdobycie klienta – postaraj się więc wejść w jego przysłowiowe buty i spojrzeć na swoje produkty / usługi z innej perspektywy. Zrozum klienta, a efekty pod postacią wyższych zarobków przyjdą same.

Jak wyznaczyć cenę?

Teraz, kiedy wiesz już, jak ofertować lepiej, czas na kolejną istotną kwestię – czyli cenę. Jest to istotny element. Jeśli wyznaczysz cenę zbyt wysoką, klienci nie skorzystają z Twoich usług. Natomiast jeśli wyznaczysz zbyt niską – biznes przestanie być dla Ciebie opłacalny, a Ty prędzej czy później będziesz musiał zamknąć firmę. W tym wszystkim pomoże Ci kosztorys ofertowy.

Kosztorys ofertowy – Twój pomocnik przy ustalaniu cen

O kosztorysie ofertowym i o tym, dlaczego każdy grosz w firmowym budżecie jest na wagę złota, rozpisaliśmy się już w artykule: Kosztorys ofertowy. Dlaczego powinieneś liczyć każdą wydawaną złotówkę?

W dużym uproszczeniu – zanim wpiszesz w swojej ofercie cenę ostateczną (np. w oparciu o ceny konkurencji), najpierw powinieneś dokładnie przeanalizować ponoszone koszty. Przygotowałeś już kosztorys ofertowy ale nie wiesz, jaką strategię cenową obrać? Spokojnie – na ten temat też już napisaliśmy tutaj: Jak ustalić cenę produktu? 3 popularne strategie cenowe.

Rabaty i zniżki cenowe

Ciekawą kwestią są też rabaty i zniżki cenowe. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak podejść do tego tematu przy jednoczesnym zachowaniu profesjonalizmu. Obawy są jak najbardziej zrozumiałe – w końcu cena dla każdego klienta powinna pozostać jednakowa.

Naszym zdaniem jednak warto dołączać rabaty i gratisy w ofertach handlowych, gdyż w pozytywny sposób działa to na percepcję klientów. W końcu – każdy z nas lubi oferty specjalne 😉.

Zniżki warto ofertować klientom, którzy:

– regularnie robią zakupy w Twojej firmie,

– są u Ciebie pierwszy raz, ale ich koszyk jest bardzo obfity,

– przybyli do Ciebie z polecenia (motywacja, by polecać dalej).

Tak naprawdę żaden klient nie powinien obrazić się na zniżkę cenową. Pamiętaj tylko, abyś nie przesadzał z tym zabiegiem i nie utracił wiarygodności. Jeśli będziesz każdemu klientowi proponował 20% zniżki, to… czy jest to jeszcze w ogóle zniżka, czy może już cena regularna?

Ofertowanie usług kontra produktów

Nieco inaczej powinieneś podejść do ofertowania usług i produktów. Są to dwa różne segmenty handlu, które wymagają innej strategii.

W przypadku produktów, klient otrzyma konkretny przedmiot, który może fizycznie dotknąć, zobaczyć, poczuć, i… wycenić. Przy usługach jest inaczej, gdyż tutaj bardziej liczy się doświadczenie zleceniobiorcy, którego nie można “wyczuć” w konwencjonalny sposób. W ofertowaniu produktów skup się więc na ich cechach fizycznych, np. niezawodności i wytrzymałości. Przy usługach natomiast na swoich umiejętnościach, pokaż dotychczas wykonane prace, etc.

Oczywiście sam układ dokumentu również będzie wyglądał inaczej. Przy produktach skup się głównie na tym, aby oddawał szczegóły i specyfikację. Natomiast przy usługach postaw na nieco bardziej storytellingowy styl – o Twoim podejściu do każdego zlecenia – a suche informacje zostaw na później.

Ofertowanie dla klienta B2B a dla klienta B2C

Ofertowanie biznes-dla-biznesu i biznes-dla-klienta też się od siebie różni. I choć tutaj różnica jest bardziej subtelna, niż w przypadku usługi i produktu, to mimo wszystko warta uwagi.

Dla klienta B2B (w przeciwieństwie do B2C) ważniejsze od tej jednej, konkretnej transakcji, będzie nawiązanie długoterminowej współpracy. Nie wspominam tutaj o oczywistościach, jak skala sprzedaży – bo to jasne, że klient biznesowy będzie z reguły kupował więcej i częściej, niż prywatny.

W ofertowaniu dla klienta B2B w maksymalnym stopniu powinieneś postawić na personalizację. Dowiedz się co to za firma, czego potrzebuje i dlaczego wybrała akurat Ciebie. Skorzystaj z ogólnodostępnych źródeł (głównie internetu) aby zdobyć o niej wszystkie najważniejsze informacje. Oczywiście warto personalizować też w przypadku klientów B2C, jednak jest to znacznie bardziej utrudnione i przez to mniej skuteczne.

Jak ofertować lepiej, niż konkurencja z branży?

Każdy przedsiębiorca chce, aby jego ofertowanie było skuteczniejsze od konkurencji z branży. W przypadku niszowych branż (np. zielonych butów sportowych) sprawa wygląda znacznie prościej, niż w przypadku branż bardzo obleganych (np. laptopów biurowych).

Ta zasada “niszowości” branży dotyczy nie tylko ofertowania, ale też ogółu działań marketingowych i pozycjonowania w internecie. To logiczne, że z im mniejszą liczbą konkurencji się mierzysz, tym większe są Twoje szanse na zajęcie pierwszego miejsca.

Dobrze, ale to nie rozwiązuje Twojego podstawowego problemu, czyli jak ofertować lepiej, niż konkurencja. Wszystkie wyżej podane przez nas informacje oczywiście Ci pomogą, jednak warto cały ten proces jeszcze bardziej usprawnić.

Narzędzia, które pomogą Ci rozwinąć biznes

Jesteśmy SCCOT. Stworzyliśmy aplikację do tworzenia ofert handlowych, kartotek RMS i baz kontrahentów. Klienci wykorzystują ją też do zarządzania firmą. Nasz program każdego dnia pomaga przedsiębiorcom w skutecznym ofertowaniu, które pozwala pomnożyć firmowe zyski. Aplikację przetestujesz za darmo klikając tutaj.

Oczywiście nie twierdzimy, że jesteśmy monopolistami i posiadamy jedyne na rynku narzędzie przeznaczone do ofertowania. Internet pełen jest autorskich pomysłów i rozwiązań, z których warto skorzystać. Jednak skoro przeczytałeś cały nasz artykuł, byłoby miło, gdybyś dał nam szansę w pierwszej kolejności 🙂.

Nowoczesne ofertowanie w dobie internetu

Na przestrzeni lat ofertowanie w ogromnym stopniu się zmieniło. Dziś żyjemy w czasach, gdy możemy zautomatyzować większość prac… dlaczego by więc z tego nie skorzystać?

Nie każdy z nas musi być marketingowcem, grafikiem i copywriterem w jednym, aby dobrze ofertować. Warto jednak ułatwić sobie pracę i robić to nowocześnie dzięki dobrodziejstwom technologii.

Ofertowanie – słowem zakończenia

Na temat skutecznego ofertowania moglibyśmy rozpisywać się jeszcze godzinami. Nie lubimy jednak odkrywać wszystkich swoich kart naraz, dlatego zachęcamy do regularnego sprawdzania naszego firmowego bloga.

Dziękujemy za poświęcony czas i zapraszamy ponownie!

Pozdrawiamy, zespół SCCOT