Ten artykuł został w 100% przygotowany przez człowieka!
Uważamy, że warto o tym wspomnieć. W dobie sztucznej inteligencji łatwo natknąć się na wpisy, których treść jest powtarzalna, a podawane informacje — mało rzetelne. Dlatego, jako eksperci od ofertowania* (ludzcy!) przygotowaliśmy wyczerpujący artykuł o słynnym dokumencie handlowym.
Dowiesz się, czym tak naprawdę jest oferta handlowa, jak wygląda, co powinna zawierać, jak ją napisać, oraz jakie są najczęściej popełniane błędy. A to wszystko w towarzystwie praktycznych porad i grafik!
Zapraszamy!
*Jesteśmy twórcami aplikacji SCCOT. Przygotujesz w niej estetyczne oferty handlowe, które pomogą Ci zdobyć klientów. Co więcej: jest w pełni darmowa (naprawdę!). Przeczytaj więcej.
Czym jest oferta handlowa i jak wygląda?
“Oferta handlowa to dokument, który przedstawia propozycję sprzedaży (bądź kupna) towarów lub usług”
O ile ta książkowa definicja jest jak najbardziej prawidłowa, o tyle daleko jej do bycia wyczerpującą.
W końcu – inaczej będzie wyglądać oferta handlowa dotycząca samochodów sportowych, a inaczej przedstawiająca ubrania dla emerytów. Ich styl i zastosowany język będą zupełnie od siebie różne.
Nie postrzegaj więc oferty handlowej jako prostej propozycji sprzedaży. Zamiast tego zadaj sobie pytanie “jaki jest jej cel i do jakiego klienta ostatecznie trafi?”.
Przykładowe zdjęcia takiego dokumentu
Ale nie opierajmy się tylko na teorii. Sedno sprawy znacznie lepiej przedstawią zdjęcia.
Chcesz zobaczyć więcej przykładów?
Koniecznie sprawdź: Oferta handlowa — wzór. Tak wygląda przykładowy dokument
Znajdziesz tam więcej praktycznych porad i zdjęć ofert wraz z omówieniem.
Jak napisać / przygotować ofertę handlową: krok po kroku
Czas na konkretną wiedzę: czyli jak przygotować dokument, na co zwracać uwagę i jakich błędów się wystrzegać.
Ale po kolei.
Co powinna zawierać skuteczna oferta?
W teorii oferta handlowa powinna zawierać takie rzeczy, jak:
- dane kontaktowe do firmy wystawiającej ofertę,
- dane kontaktowe do potencjalnego klienta,
- tytuł oferty opisujący jej tematykę,
- data i numer oferty ułatwiający organizację,
- szczegółowy opis produktu lub usługi,
- dokładny cennik (koszty dodatkowe, podatki, dostawa),
- warunki płatności (forma, termin, ewentualne rabaty),
- ważność oferty (do kiedy klient musi podjąć decyzję),
- zastrzeżenia (dostępność produktu, możliwość zmiany cen),
- podpis i pieczątka uprawnionej osoby z firmy.
Jednak to tylko formalność.
Bowiem o skuteczności dokumentu decyduje coś więcej, niż postępowanie zgodnie ze wzorem.
1. Język sprzedażowy właściwy do persony
Język sprzedażowy (zwany też językiem korzyści) to pojęcie szczególnie bliskie marketingowcom. Polega na komunikowaniu się w taki sposób, aby w centrum uwagi były korzyści, jakie może otrzymać klient. Opis właściwości samego przedmiotu lub usługi spada na drugi plan.
Sprawne wykorzystanie tego języka podczas tworzenia oferty podniesie jej skuteczność. Miej jednak na uwadze, że język sprzedażowy jest inny dla każdej grupy odbiorców. Przecież inaczej odniesiesz się do studiującego nastolatka, a inaczej do jego wykładowcy, profesora.
2. Odpowiednia wielkość i szczegółowość
Kwestia długości ofert handlowych budzi kontrowersje. Z jednej strony chciałbyś przedstawić najważniejsze szczegóły tak, aby wszystko było jasne. Ale z drugiej nie chcesz zasypywać klienta ścianą tekstu, która aż prosi się o “byle jakie przelecenie wzrokiem”.
Naszym zdaniem najlepszą poradą jest bycie konkretnym. Napisz o wszystkim, co istotne, jednak zrób to maksymalnie krótko. Zamiast tworzyć majestatyczne opisy o wspaniałości Twojej oferty – powiedz o konkretach. Klient na pewno doceni to, że szanujesz jego czas.
3. Atrakcyjny wygląd oferty
Jedzenie w 5-gwiazdkowych restauracjach nie zawsze jest smaczniejsze od tego, które serwuje się w barach mlecznych (choć to kwestia gustu). Jednak ludzie są skłonni zapłacić za nie znacznie więcej – głównie z powodu panującej dookoła ekskluzywnej “otoczki”.
Zadbaj więc o swoją ofertę handlową nie tylko tekstowo, ale też wizualnie (na przykład poprzez dodawanie grafik). Jeśli wysyłasz ją mailowo: dodaj atrakcyjny tytuł i ciekawą treść wiadomości. Podaj dokument tak, jakbyś był kelnerem właśnie w 5-gwiazdkowej restauracji – a zyskasz wartość w oczach klienta.
Szerzej temat ten rozwinęliśmy w artykule: Dlaczego warto dodawać grafiki do oferty? O zasadzie AIDA słów kilka.
Elementy dobrej oferty handlowej (według SCCOT)
Teraz zajmijmy się konkretnymi elementami, które powinny znaleźć się w Twojej ofercie handlowej.
- Tytuł, nazwa, logo. Czyli coś, po czym klient rozpozna Cię na pierwszy rzut oka. Umieść to wszystko na stronie tytułowej razem ze swoimi danymi do kontaktu.
- Spis treści. Nawet, jeśli Twoja oferta liczy sobie tylko kilka stron, to spis treści będzie dla klienta bardzo wygodny. Poza tym – wygląda profesjonalnie i zachęcająco.
- Doświadczenie zawodowe. Powiedz też coś o swoim doświadczeniu. Może to być case study, a może to być zwykłe portfolio. Pamiętaj o byciu konkretnym.
- Spis usług / produktów. To oczywiste w przypadku ofert poglądowych. Spis warto jednak umieścić też w przypadku ofert personalizowanych. Być może klient zdecyduje się na dodatkowy produkt / usługę?
- Procedury realizacji. Opisz, jak wygląda Twoja obsługa klienta – od przyjęcia zamówienia, aż po sfinalizowanie transakcji. Wspomnij też o reklamacjach, gwarancji, zwrotach, i tym podobnych.
- Szczegółowy cennik. Bo cennik cennikowi jest nierówny. Jeśli rozpiszesz koszt końcowy na wiele pomniejszych, składowych – to klient będzie bardziej świadomy ceny, którą mu podajesz (i bardziej chętny do jej zaakceptowania).
Na początku tworzenie ofert handlowych jest skomplikowane i łatwo przeoczyć dany element. Jednak z czasem będzie to dla Ciebie coraz łatwiejsze.
Aby mieć pewność, że niczego nie pominiesz:
Kliknij tutaj i skorzystaj z naszego darmowego programu do tworzenia ofert SCCOT.
Częste błędy podczas tworzenia oferty handlowej
Mamy kontakt z wieloma przedsiębiorcami i wiemy, jakie są najczęściej popełniane przez nich błędy podczas tworzenia ofert. A teraz chcemy Cię przed nimi ostrzec.
- Brak dowodów. Puste słowa o “kompleksowym podejściu do każdego zlecenia i profesjonalnej obsłudze klienta” nie informują tak naprawdę o niczym. Zawsze staraj się argumentować swoje słowa – najlepiej w tym przypadku sprawdzi się dobrze przygotowane studium przypadku (case study).
- Skomplikowany język. Sprawnie posługujesz się fachowym językiem? To świetnie, jednak Twoi klienci niekoniecznie muszą go znać. Tak więc zanim zasypiesz swojego odbiorcę skomplikowanymi frazami – zastanów się, czy przypadkowa osoba na ulicy zrozumiałaby, o czym mówisz.
- Źle dopasowana oferta. Tutaj znowu wkracza pojęcie persony. Nie ma na świecie oferty handlowej, która przekonałaby każdego. Stwórz więc kilka jej odmian i celuj tylko do swojej grupy odbiorczej. Pod żadnym pozorem nie nadużywaj słynnego “ctrl+c, ctrl+v”, czyli kopiowania tekstu.
Większości z tych błędów z łatwością unikniesz, jeśli tylko wejdziesz w buty swojego klienta i spojrzysz na ofertę handlową z jego perspektywy.
Twórz wiele ofert handlowych — czyli czas na praktykę
Teraz wiesz już, jak napisać ofertę handlową. Pamiętaj jednak, że nie teoria, a praktyka czyni mistrza. Dlatego w wolnym czasie staraj się tworzyć własne oferty – oczywiście stosując się do zasad, o których wspomnieliśmy.
Rozwińmy jeszcze tylko początkową definicję oferty handlowej:
“Oferta handlowa to dokument, który w atrakcyjny sposób przedstawia propozycję sprzedaży (bądź kupna) towarów lub usług w oparciu o indywidualne potrzeby klienta”.
Tak, teraz brzmi znacznie pełniej.
Dlaczego zwiększenie ilości wygrywanych ofert jest tak ważne?
Ponieważ zwiększenie ich ilości o zaledwie kilka procent to potencjalny zysk na poziomie kilkunastu tysięcy złotych w skali roku. Jeśli prowadzisz małe przedsiębiorstwo i dopiero stawiasz swoje pierwsze kroki w świecie biznesu – taki wzrost zarobków może wiele u Ciebie zmienić.
Pokażemy Ci teraz przykład.
- Załóżmy, że nie szalejesz z liczbą wykonywanych ofert, i sporządzasz jedną tygodniowo (zaokrąglając – składasz ich 50 rocznie).
- Niech skuteczność każdej Twojej oferty wyniesie 20% – czyli na 50 złożonych ofert około 10 kończy się sukcesem.
- Przyjmijmy też, że średnia wartość Twojej jednej oferty to 10 tysięcy złotych, a Twój zysk operacyjny (czyli różnica między przychodami a kosztami) to 10%.
W takim przypadku Twój orientacyjny roczny zarobek z samych ofert wyniesie 10 tysięcy złotych:
50 ofert x 20% skuteczności x 10.000zł wartości x 10% zysku operacyjnego.
A teraz polepszmy nieznacznie każdy z parametrów.
- Jeśli podniesiesz skuteczność wygrywanych ofert o 10% (z 20% do 30%), możesz zyskać rocznie aż 5 tysięcy złotych więcej.
- Jeżeli równocześnie o 10% podniesiesz też średnią wartość pojedynczego zlecenia, to Twój efekt optymalizacji wyniesie 7 tysięcy złotych rocznie.
- Dorzućmy też zwiększenie zysku operacyjnego o taką samą wartość, a będziesz mógł cieszyć się dodatkowymi 15 tysiącami złotych w skali roku.
Teraz widzisz, jak na pozór niewielkie zmiany są w stanie podnieść Twoje roczne zarobki z ofert ponad dwukrotnie.
3 powody, dlaczego Twoje oferty handlowe są nieoptymalne
Zawsze powtarzamy, aby zwracać uwagę nie tylko na ilość wygrywanych ofert, ale także ich jakość. W końcu – jaki jest sens zdobywania zleceń, które są:
a) mało płatne, i b) wykonywane na niedogodnych dla Ciebie warunkach?
Dlatego przedstawimy Ci 3 powody, przez które Twoje oferty handlowe mogą być nieoptymalne.
1. Niepotrzebne schodzenie z ceny
Obniżanie ceny w swojej ofercie tylko po to, aby wyróżnić się na tle konkurencji i wygrać zlecenie… to bardzo zły pomysł. Powinieneś tego za wszelką cenę unikać, bo w konsekwencji prowadzi to do znacznego obniżenia zysku operacyjnego.
Załóżmy, że wykonujesz usługę za kwotę 1000 złotych, a Twoje koszta to 500 złotych. Za jednorazowe zlecenie zyskujesz więc 500 złotych “na czysto”.
Jeśli klient zacznie się z Tobą targować o 100 złotych, a Ty się zgodzisz (bo w końcu to tylko 10% ceny), to ostatecznie okaże się, że zyskałeś zaledwie 400 złotych, czyli… aż 20% mniej, niż zwykle.
Zamach na cenę końcową ze strony klienta jest jednak prawie pewny. Jak więc się przed nim obronić i wyjść z całej sytuacji z twarzą?
Naszą złotą radą jest tworzenie ofert w taki sposób, aby była ona zrozumiała dla klienta. Zamiast pisać tylko o cenie końcowej, rozbij swoją usługę na kilka mniejszych operacji i opisz koszt każdej z nich. Jeśli kwota końcowa będzie z czegoś wynikała, a nie będzie zaserwowana “ot, tak” – to klient podejdzie do niej ze znacznie większym szacunkiem. A ewentualne negocjacje będą przebiegać w obrębie dużo mniejszych kwot cząstkowych.
Więcej na ten temat przeczytasz tutaj: Szczegółowa Wycena Usług — Czy To Zawsze Dobra Taktyka?
2. Nieskupianie się na “ulubionych pracach”
Praca, oprócz przynoszenia zysków, powinna przynosić też… przyjemność. Staraj się w 70-80% przypadków skupiać na zleceniach, które należą do Twoich ulubionych.
Dlaczego to ważne? Ponieważ im więcej tego rodzaju prac wygrywasz, tym większa jest Twoja efektywność. Wiesz, jak najlepiej na tym zarobić oraz wiesz, jak robić to skutecznie i szybko, gdyż krótko mówiąc – robisz tego dużo i lubisz to robić.
Założymy się też, że oferta na Twój ulubiony typ pracy wygląda najlepiej i jej przygotowanie zajmuje Ci najmniej czasu. Dlatego skupienie się na takich usługach to nie tylko przyjemność, ale też maksymalizacja zysków.
3. Niedogodne warunki zleceń
Przed chwilą wspomnieliśmy o warunkach cenowych i przyjemności płynącej z pracy. W takim razie, o jakich innych niedogodnych warunkach zleceń w tym momencie mowa?
Są to wszystkie inne istotne informacje, jak oczekiwania odnośnie rozliczenia, udzielana gwarancja czy forma wykonywanej oferty. Warto jest ułatwiać życie swoich klientów – dlatego załącz od razu umowę i wszystkie inne potrzebne dokumenty.
Określenie tych parametrów już na etapie przedstawiania oferty świadczy o Twojej pewności siebie, profesjonalizmie i szacunku do klienta oraz jego czasu. Dzięki temu zabiegowi nie tylko wywołasz lepsze wrażenie na odbiorcy, ale też ułatwisz swoją własną pracę – gdyż będziesz mógł w dowolnym momencie odwołać się do wcześniejszych ustaleń.
Oferta handlowa — dokument, który musi posiadać Twoja firma
W dzisiejszym świecie biznesu, oferta handlowa to nie tylko użyteczne narzędzie, ale wręcz konieczność dla firm (w szczególności usługowych). To właśnie ten dokument często jest pierwszym punktem kontaktu między Twoją firmą a potencjalnym klientem. Skuteczna oferta nie tylko prezentuje produkty i usługi w atrakcyjny sposób, ale też pokazuje wartości, które wyróżniają Twoją firmę na tle konkurencji. Wbrew powszechnej opinii: to dużo więcej, niż tylko cennik czy podstawowy opis usług. To dokument, który realnie zdobywa klientów.
Naciśnij tutaj i przestań martwić się o przypływ nowych zleceń.
A w zestawie otrzymasz nasze wsparcie i darmowe konsultacje wstępne, na których lepiej wprowadzimy Cię w świat ofertowania!
Oferta handlowa — częste pytania i odpowiedzi
Jak długa powinna być oferta handlowa?
Długość oferty handlowej zależy od złożoności produktu lub usługi oraz potrzeb klienta. Staraj się zachować zwięzłość, jednocześnie nie pomijając ważnych informacji. W razie wątpliwości zawsze możesz skorzystać z naszego wzoru, klikając tutaj.
Czy oferta handlowa powinna zawierać ceny?
Tak. Dobrze, gdyby był to szczegółowy cennik. Umożliwi to potencjalnemu klientowi dokładne zrozumienie kosztów i pomaga w podejmowaniu decyzji zakupowych, a Tobie ułatwia ewentualne negocjacje.
Jak ważne jest personalizowanie ofert handlowych?
Bardzo ważne! Personalizacja oferty zwiększa jej trafność i atrakcyjność dla konkretnego odbiorcy. Dostosowanie języka korzyści znacząco podnosi skuteczność oferty.
Jak wykorzystać język korzyści w ofercie handlowej?
Język korzyści skupia się na tym, jak produkt lub usługa może rozwiązać problemy klienta i poprawić jego sytuację. Zamiast skupiać się na funkcjach, podkreśl korzyści, jakie klient uzyska po nawiązaniu z Tobą współpracy.
Czy oferta handlowa powinna zawierać referencje lub case studies?
To bardzo dobry pomysł! Dołączenie referencji lub case studies znacząco zwiększa wiarygodność oferty. Świadczy to o doświadczeniu firmy i skuteczności jej produktów lub usług.
Jakie elementy wizualne warto dodać do oferty handlowej?
Przede wszystkim — zadbaj o czysty i profesjonalny układ dokumentu. Możesz dodać zdjęcia produktów, wykresy, infografiki, oraz logo firmy. To z pewnością zwiększy atrakcyjność wizualną Twojej oferty!
Czy oferta handlowa powinna mieć termin ważności?
Z reguły tak. Podanie terminu ważności stworzy poczucie pilności i zachęci klienta do szybszego podjęcia decyzji. Unikniesz tej sytuacji, w której klient decyduje się na współpracę po upływie wielu miesięcy, gdy np. zmieni się już Twój cennik.
W jaki sposób można śledzić skuteczność ofert handlowych?
Skuteczność oferty możesz śledzić przez analizę wskaźników, jak stopa konwersji, ilość wygenerowanych zapytań ofertowych, a także bezpośrednią informację zwrotną od klientów. Monitoring tych danych pomoże Ci zoptymalizować przyszłe oferty.
Jak często należy aktualizować oferty handlowe?
Często! Oferty handlowe powinny być aktualizowane regularnie, zwłaszcza gdy zmieniają się ceny, warunki, produkty lub usługi. Regularne aktualizacje zapewniają, że oferta jest zawsze zgodna z aktualnymi możliwościami Twojej firmy.
