Tickety w SCCOT – system zarządzający całą pracą dookoła ofert, projektów i procesów firmowych.
Wprowadzenie funkcji Tickety w SCCOT to strategiczny krok w rozwoju systemu. To istotne narzędzie, które porządkuje wszystkie jednostki pracy. Z punktu widzenia firmy, Tickety stanowią punkty odpowiedzialności.
System ten porządkuje to, co dzieje się pomiędzy pozyskaniem potencjalnego klienta (leada) a wykonaną usługą, a także organizuje wewnętrzne zadania. Tickety zarządzają całą pracą dookoła ofert, projektów i procesów firmowych.
Ticket może oznaczać nie tylko zlecenie wystawienia oferty lub jej poprawki, ale także zapytanie od klienta z formularza, zadanie wewnętrzne, przypomnienie o kontakcie za kilka dni, zgłoszenie serwisowe, lub proces zamówienia produktów dla nowego klienta.
W skrócie Tickety to przestrzeń do zarządzania wszystkim, co nie może zginąć.
Skąd pomysł na Tickety?
Zaczęło się od rozmów z użytkownikami. W SCCOT istnieje już potężny moduł ofertowania, CRM oraz zarządzania RMS, ale często pojawiało się pytanie: „Dobra, mamy funkcje ofertowania. A co później? Gdzie ogarnąć zadania, przypisać, przekazać komuś z zespołu? Przypominać się? Pilnować?”.
Brakowało ogniwa – przestrzeni, gdzie można realnie zarządzać zadaniami, zleceniami, prośbami od klientów, follow-upami, notatkami i całą tą drobną pracą, która często decyduje o sukcesie.
Dlatego Tickety zostały zbudowane jako system zadań, ale zaprojektowany pod realne procesy firmowe, a nie jako prostą listę „To do”.
Czym są Tickety?
Z punktu widzenia systemu SCCOT, Tickety są jednostkami pracy. Z punktu widzenia firmy, są to punkty odpowiedzialności.
Ticket może oznaczać:
- zapytanie od klienta z formularza,
- zlecenie wystawienia oferty lub jej poprawki,
- zadanie wewnętrzne,
- przypomnienie o kontakcie za kilka dni,
- zlecenie dla zespołu technicznego,
- proces onboardingu nowego klienta.
- zlecenie przygotowania przetargu
W skrócie jest to wszystko, co nie może zginąć.
Dlaczego Tickety są ważne?
W większości firm zadania mają tendencję do rozmywania się w skrzynkach mailowych, na komunikatorach, w rozmowach korytarzowych lub „w głowie szefa”. Efektem tego jest brak odpowiedzialności, brak spójności, a także sytuacja, w której pracownicy nie wiedzą, kto ma co robić, szef nie wie, czy coś zostało zrobione, a klient czeka.
Tickety rozwiązują ten problem systemowo:.
- Przypisujesz odpowiedzialność,
- Ustawiasz priorytet i terminy,
- Dołączasz załączniki, notatki, komentarze,
- Wiążesz z konkretną ofertą, projektem lub klientem.
Nie trzeba już ciągle „pytać” – wszystkie informacje są dostępne w systemie.
Najważniejsze funkcje Ticketów:
- Przypisanie odpowiedzialności. Każdy ticket ma właściciela, co sprawia, że odpowiedzialność jest konkretna. Zamiast sformułowania „ktoś miał to zrobić”, wiadomo, że „Jan Nowak ma to zrobić do środy”.
- Statusy i terminy. Można nadawać statusy takie jak: „W trakcie”, „Zawieszony”, „Zakończony”, „Anulowany” oraz określać konkretne daty rozpoczęcia, zakończenia i wykonania. Tworzy to harmonogram działań, a nie tylko listę „życzeń”.
- Powiązanie z ofertami i kontrahentami. Ticket mimo, że jest osobnym bytem można go przypiąć do klienta, oferty lub projektu. Dzięki temu, pracując na ofercie, od razu widać powiązane zadania, eliminując konieczność skakania po systemie.
- Załączniki i pliki. Do każdego ticketa można dołączyć pliki, takie jak PDF-y, zdjęcia, kosztorysy czy Excel. Cała dokumentacja jest pod ręką, bez potrzeby przekopywania maili.
- Komentarze i notatki. Zespół może pracować w jednym wątku, komentując postępy i dopisując informacje, co zapewnia jeden spójny kontekst zamiast chaotycznych wiadomości.
- Widoczność w kontekście. Tickety nie są zamknięte tylko w „panelu zadań”. Są również dostępne w kontekście projektu, oferty czy kontrahenta, co pomaga zachować orientację i widzieć, z czym konkretne zadanie się wiąże.
Automatyzacje i integracje
Tickety łatwo dodawać ręcznie lub automatycznie – przez API. Oznacza to, że, na przykład:
- Lead z formularza na stronie www automatycznie wpada jako ticket w SCCOT.
- Zadanie z innego systemu wpada jako ticket.
W przyszłości planowane jest również, aby zapytanie z maila mogło stać się ticketem. W kolejnym kroku mają dojść integracje z Zapier, Make i N8N, co pozwoli na połączenie SCCOT z dowolnym narzędziem.
Przykłady użycia Ticketów
Tickety sprawdzają się w różnych strukturach firmowych
- Firma handlowo-usługowa (15 osób): Menadżer przydziela handlowcowi klienta i wyznacza terminy obsługi zapytania. Handlowiec po wystawieniu oferty i wygraniu zlecenia przypisuje kolejny ticket do biura: „Wysłać proformę do klienta i dopisać adnotację”. Biuro wykonuje zadanie i zostawia komentarz w jednym systemie.
- Mikro firma (3 osoby): Właściciel odbiera telefon z prośbą o szybką wycenę. Wprowadza ticket: „Wyliczyć kosztorys i oddzwonić do piątku”, mając pewność, że zadanie to nie zostanie zapomniane i jest przypisane.
- Samozatrudniony wykonawca: Nawet pracując samemu, używa ticketów, aby nie zapomnieć o sprawach „na później”, takich jak poprawki do oferty, kontakt z klientem czy zamówienie materiałów. Jeden system pomaga mu zmniejszyć stres.
Konkretne zastosowania omówiliśmy na przykładach w trakcie webinaru – zapraszamy! 👇
Tickety a filozofia SCCOT
System Ticketów to nie jest funkcja stworzona dla „korpo” czy CRM dla menedżerów używających Excela. Jest to realna odpowiedź na realne problemy przedsiębiorców.
Po co to wszystko? Żeby przedsiębiorca nie musiał pamiętać o wszystkim. Żeby pracownicy wiedzieli, co mają robić, bez konieczności ciągłych telefonów. Żeby klient nie czekał, bo „ktoś zapomniał się odezwać”.
W dłuższej perspektywie, Tickety są:
- pomostem między CRM a zarządzaniem operacyjnym,
- niezbędnym elementem systemu zarządzania projektami,
- narzędziem kontroli i skalowania działań.
Nie wystarczy pozyskać leada, a nawet klienta, trzeba go jeszcze obsłużyć – skutecznie, systemowo i powtarzalnie.
Integracje a Rola Partnerów
Kontynuując temat automatyzacji, warto podkreślić, że obecne wdrożenia SCCOT, zwłaszcza w bardziej rozbudowanych ekosystemach firmowych, coraz częściej przybierają wymiar integracji za pomocą API. Możliwość automatycznego zasilania systemu Ticketami z innych źródeł (np. leady z formularzy lub zadania z zewnętrznych systemów) jest realizowana właśnie dzięki API. Jest to obszar, w którym aktywnie wspieramy swoich użytkowników, oferując pomoc we wdrożeniach i pokazując, jak przeprowadzać złożone integracje. Dostępność API oraz przyszłe integracje z narzędziami takimi jak Zapier, Make czy N8N stwarzają doskonałe możliwości dla partnerów SCCOT oraz zewnętrznych konsultantów specjalizujących się w automatyzacji procesów, aby wykazać się wiedzą i świadczyć usługi w zakresie łączenia SCCOT z dowolnymi innymi narzędziami.
