Nie warto oceniać kosztów “na oko”. To najprostsza droga do zawyżenia ceny rynkowej albo wytworzenia dziur w budżecie firmowym. Zamiast tego lepiej postawić na fachowy kosztorys ofertowy. Będzie on też pomocnym filarem do napisania dalszej oferty handlowej dla klienta. Dziś dowiesz się, jak samodzielnie napisać dokładny kosztorys – pokażę Ci też praktyczny, autorski przykład. Przeczytaj, bo naprawdę warto 😉.
Czym tak właściwie jest kosztorys ofertowy?
To nic innego, jak dokument w którym omawiamy koszta związane z produktem lub usługą. Zbliża się przetarg? Termin złożenia propozycji handlowej? Dzięki kosztorysowi znacznie łatwiej będzie Ci stworzyć ofertę dla klienta.
Koniecznie zadbaj o to, aby kosztorys nie zawierał tylko ceny końcowej, ale też składowe – czyli na przykład robociznę, materiały oraz urządzenia. Dlaczego warto rozpisywać się tak dokładnie? Ponieważ wtedy klient będzie bardziej świadomy wykonywanych przez Ciebie działań. A ewentualne negocjacje będą przebiegały w obrębie mniejszych kwot składowych.
Kosztorys ofertowy a oferta handlowa – czym to się różni?
Wielu przedsiębiorców używa tych nazw na przemian. To nie do końca dobra praktyka. O ile oba te dokumenty faktycznie mają związek z ofertowaniem, o tyle mówią one o nieco innych jego elementach.
Kosztorys ofertowy skupia się, jak sama nazwa wskazuje, na kosztach. Sporządza się go głównie po to, aby oszacować pieniądze, które poświęcisz na usługę. To pomoże w późniejszym napisaniu oferty dla klienta.
Oferta handlowa jest z kolei dużo bardziej szczegółowym dokumentem. Tutaj opisane są wszystkie inne informacje o produktach i usługach oferowanych przez firmę. Pod lupę bierze się terminy realizacji, gwarancje, warunki współpracy… czyli wszystko to, co istotne podczas wykonywania zlecenia.
Możesz zapamiętać to w taki sposób.
Kosztorys mówi o moich kosztach (które poniosę podczas wykonywania projektu lub usługi).
Natomiast oferta mówi m. in. o cenie dla klienta (i skupia się też na innych szczegółach zlecenia).
Chcesz się dowiedzieć, jak sporządzić fachową ofertę handlową? Przeczytaj nasz poprzedni artykuł na ten temat.
Jak napisać dokładny kosztorys ofertowy?
Zanim przygotujesz dla swojego klienta wycenę, musisz być świadom ponoszonych przez siebie kosztów. To właśnie dlatego warto przyłożyć się do sporządzenia dokładnego kosztorysu ofertowego.
Nie szukaj wymówek na zasadzie “to tylko kilka złotych, po co je uwzględniać?”. Bo każdy źle oszacowany grosz zwiększa ryzyko stworzenia nieoptymalnej wyceny – co może negatywnie odbić się na Twoim budżecie firmowym.
Teraz w 3 krokach pokażę Ci, jak napisać wyczerpujący kosztorys:
1. Określ swój zakres prac. Pamiętaj, że Twoim zadaniem nie jest tylko, na przykład, “wyremontowanie lokalu klienta”. To też zakup materiałów, ogarnięcie ekipy robotniczej, amortyzacja narzędzi… tak więc uwzględnij każdy szczegół.
2. Rozpisz cenowo powyższe elementy. Gdy określisz już swój zakres obowiązków, możesz przystąpić do ich osobnego wycenienia. Z doświadczenia wiemy, że najciężej jest podać koszt robocizny. Najłatwiej jest określić go na podstawie czasu, który będzie Ci potrzebny do wykonania zlecenia. W końcu wiesz, jaka stawka godzinowa najbardziej Cię satysfakcjonuje.
3. Sprawdź koszty utajone. Zsumuj i przeanalizuj rozpisane ceny. Upewnij się, czy wziąłeś pod uwagę wszystkie ukryte koszty (np. paliwo, aby dojechać do klienta). Jeśli tak – możesz wykorzystać swój kosztorys do przygotowania oferty dla klienta.
Im lepiej przygotujesz kosztorys, tym większy będzie Twój zarobek.
Uważaj na ukryte koszty!
Osobiście radzę najbardziej uważać właśnie na koszty utajone. Bo po prostu łatwo je przegapić.
Przykładowa sytuacja: nawet, jeśli od klienta dzielą Cię tylko 2 kilometry – na przestrzeni miesiąca możesz wydać na benzynę nawet kilkaset złotych.
Z innej beczki: jeśli wykonujesz usługi remontowe, to Twoje narzędzia ulegają zużyciu. Być może za niespełna rok będziesz musiał je wymienić? To przecież kolejne kilkaset złotych wyjęte z budżetu firmowego.
Zgodnie z powiedzeniem “grosz do grosza, a będzie kokosza” – warto brać pod uwagę każdą wydawaną złotówkę. Inaczej możesz otrzymać przykry prezent w postaci dziury budżetowej na koniec miesiąca.
Czas na praktykę – przykład kosztorysu ofertowego
Teoria teorią. Nic jednak nie uczy tak dobrze, jak praktyka. Poniżej przygotowaliśmy dla Ciebie przykładowy kosztorys – na podstawie usług remontowych. Być może się nim zainspirujesz?
PS. ceny są całkowicie losowe. Chodzi tutaj oczywiście tylko o przykład 🙂.
Firma remontowa “SCCOT-renovation” dostała wczoraj zapytanie ofertowe od jednego ze swoich klientów. Usługa miała dotyczyć remontu mieszkania – kawalerki o powierzchni 35 m2. Firma przygotowała następujący kosztorys ofertowy:
Koszty materiałów:
– drzwi wejściowe = 2.000zł,
– drzwi wewnętrzne = 1.000zł,
– okna = 3.000zł,
– płyty gipsowo-kartonowe = 2.000zł,
– farba do ścian = 1.000zł,
– instalacje elektryczne = 5.000zł,
– instalacje hydrauliczne = 5.000zł.
Koszt robocizny:
– ustalono, że remont mieszkania będzie trwał 2 miesiące / 40 dni roboczych,
– pracuje 2 robotników za wynagrodzenie 6.000zł brutto miesięcznie = 12.000zł.
Koszty dodatkowe / ukryte:
– paliwo zużyte podczas transportu materiałów i dojazdu do klienta = 3.000zł,
– amortyzacja narzędzi = 3.000zł,
– wynajem dodatkowego sprzętu = 3.000zł.
Cena końcowa po zsumowaniu składowych: 40.000 złotych
Weź pod uwagę, że są to koszta ponoszone przez firmę w odniesieniu do samej usługi. A gdzie księgowość? Podatki? Opłaty skarbowe? Ubezpieczenie zdrowotne? Cóż, tutaj uzbiera się kolejne kilka tysięcy złotych.
Możesz więc na spokojnie przyjąć, że “SCCOT-renovation” będzie musiało wziąć za usługę prawie 50.000 złotych, aby… wyjść na zero. A przecież właściciel firmy też musi na tym wszystkim zarobić. W końcu to on poświęcił czas na przygotowanie kosztorysu i nadzór pracy.
Na ofercie handlowej, którą otrzyma klient, powinna widnieć więc kwota około 60.000 złotych.
60.000 złotych aby zarobić niespełna 10.000 złotych. Gdyby pominąć, na przykład, cenę paliwa, to zarobek wyniósłby tylko 7.000 złotych. Czyli prawie o ⅓ mniej.
Teraz już wiesz, dlaczego w kosztorysie należy uwzględnić wszystkie ponoszone koszta.
Kalkulator rentowności SCCOT
Łatwo się w tym wszystkim pogubić, prawda? Jeśli nie chcesz pominąć żadnego ważnego wydatku – skorzystaj z kalkulatora naszego autorstwa.
Pomoże Ci on obliczyć, na ile powinieneś wycenić dane zlecenie. Wystarczy, że podasz kilka prostych parametrów – i gotowe!
Jak użyć kosztorysu do zyskania klientów?
Jeśli przyłożysz się do napisania kosztorysu ofertowego, to łatwiej będzie Ci zdobyć klientów.
Odpowiedz szczerze, którą firmę wybrałbyś dla siebie:
– tę, która po prostu poda Ci wysoką cenę końcową bez dodatkowych szczegółów,
– a może tę, która dokładnie przedstawi Ci wszystkie koszty składowe, z których jasno wynika cena końcowa?
Odpowiedź jest chyba jasna.
Niestety przedsiębiorcy mają tendencję do robienia wycen “na oko”.
W wielu przypadkach kończy się to zawyżeniem ceny, przez co oferta konkurencji jest bardziej atrakcyjna. A w pozostałych zaniżeniem ceny – przez co przedsiębiorstwo dysponuje niskim budżetem.
Od dziś wykonuj więc kosztorysy tak dokładne, jak tylko jesteś w stanie. A Twoja firma będzie bardziej konkurencyjna.
Program do tworzenia kosztorysów SCCOT
W tym wszystkim pomoże Ci aplikacja SCCOT – nasz autorski program przeznaczony do sporządzania ofert handlowych. Wielu klientów wykorzystuje go też do kosztorysowania.
Już teraz skorzystaj z bezpłatnej wersji testowej – wystarczy, że klikniesz tutaj i założysz konto na naszej platformie. Do usłyszenia!
