Nowoczesne oprogramowanie dla firm instalacyjnych ma za zadanie przede wszystkim zwiększyć zysk, jednocześnie oszczędzając czas. Można to zrobić na przykład przez usprawnienie procesu tworzenia ofert, ale także bieżące zarządzanie zleceniami czy listą kontrahentów. Jak dokładnie powinno to działać? Przejdźmy do konkretów!
Ofertowanie z wykorzystaniem baz danych
Tworzenie ofert na instalacje ma to do siebie, że pomimo dużej liczby produktów, oferty są stosunkowo powtarzalne. Można zatem wyciągnąć 2 wnioski, które usprawnią tworzenie ofert. Po pierwsze, odpowiednie oprogramowanie dla firm instalacyjnych powinno mieć opcję stworzenia szablonów, które wystarczy zduplikować i zmienić jedynie szczegóły. Po drugie, przy tworzeniu ofert przyda się baza, na przykład robocizny czy materiału.
Takie bazy danych potrafią być rozbudowane, ale niosą ze sobą wiele wartości: kod producenta, cenę katalogową, marżę własną, normy użycia itp. Warto więc, by program miał możliwość nie tylko tworzenia własnych baz danych (co, chociaż skuteczne, byłoby czasochłonne), ale także możliwość korzystania z systemowych baz danych, zawierających pozycje ogólne, lub konkretne produkty konkretnych producentów danej branży.
Oprogramowanie dla firm instalacyjnych a tworzenie ofert
Skoro już mowa o ofertach, omówiliśmy dotychczas dość techniczne kwestie – bazy danych i szablony. Firmy instalacyjne muszą jednak pamiętać o wciąż rosnących wymaganiach klientów. Oferty muszą być więc estetyczne, ale jednocześnie przejrzyste i zrozumiałe dla klienta. Żeby poprawić estetykę ofert, warto wykorzystać opisy i grafiki poglądowe, które z pewnością pozytywnie zadziałają na klienta.
Należy zbudować także w oczach klienta profesjonalizm firmy. Dlatego odpowiedni program do tworzenia ofert musi mieć możliwość doprecyzowania wszystkich ważnych z perspektywy klienta informacji. To na przykład:
- zakres udzielanej gwarancji
- sposób wykonania kalkulacji (szacunkowa/dokładna itp.)
- proponowana forma rozliczenia
- dodatkowe załączniki do oferty itp.
W przypadku, gdzie klient daje dowolność w wyborze systemu instalacyjnego, albo działamy na kilku markach i chcemy dać klientowi wybór – można skorzystać z ofertowania wariantowego. Program dla firm instalacyjnych powinien dać możliwość tworzenia działów wariantowych nie wchodzących w skład ceny końcowej, ale dające porównanie takich samych instalacji ale wykonanych np. w PEX, PERT czy miedzi.
Zarządzanie bieżącą pracą
Sygnały z rynku spływają do nas różne – część firm zauważa, że tworzą coraz mniej ofert, zaś druga część firm nie narzeka na brak zainteresowania usługami. Niezależnie do której części należy twoja firma, warto nadzorować bieżące zlecenia pod kątem rentowności i optymalizacji zysków.
Robienie tego na własną rękę, chociaż możliwe, jest uciążliwe i trudne – dlatego program dla firm instalacyjnych powinien Ci w tym pomóc. Monitorowanie rentowności zleceń i ogólnych parametrów finansowych pozwoli Ci na wysunięcie daleko idących wniosków: na którym systemie najlepiej zarabiam? Instalacje jakiego producenta są dla mnie najbardziej opłacalne? Czy nie tracę pieniędzy na zbyt długich przestojach? Niezależnie od ilości pracy, monitorowanie rentowności firmy to zdecydowany mus.
Wszyscy klienci w jednym miejscu
Segregowanie danych firmy to także rzecz, na jaką warto zwrócić uwagę. Zwłaszcza, jeśli chodzi o klientów, ich dane kontaktowe czy też wszystkie dokumenty, jakie są z nimi powiązane (takie jak przedstawione oferty, czy też analizowane projekty). Taka funkcja, podobna do programów typu CRM, powinna dać także możliwość tworzenia i zbierania notatek. Można wówczas zapisać sobie np. ustalenia płynące z pierwszej wizyty u klienta – preferowany system, umówione rabaty itp.
Aplikacja SCCOT – oprogramowanie dla firm instalacyjnych
Opis powyższych funkcji nie pochodzi znikąd. Od lat zajmowaliśmy się usługami, a to, o czym czytałeś powyżej to opis programu, którego sami potrzebowaliśmy prowadząc firmę. Dlatego właśnie stworzyliśmy aplikację SCCOT, na którą składają się takie funkcje jak:
- Ofertowanie (oferty wariantowe; zawierające uporządkowaną strukturę, opisy i zdjęcia) oparte o…
- Bazy danych robocizny, materiałów i sprzętu. Możesz utworzyć własne kartoteki w oparciu o działalność firmy lub skorzystać z bazy systemowej
- Zarządzanie bieżącymi zleceniami pod względem finansowym
- CRM-owa funkcja Kontrahenci, zbierająca w jednym miejscu wszystkie dane o klientach, podwykonawcach czy dostawcach
Utwórz darmowe konto i korzystaj ze wszystkich funkcji przez 14 dni – bez ukrytych opłat. My ze swojej strony zapewniamy odpowiednie wdrożenie i pomoc w czasie rzeczywistym!
P.S. Jeśli twoja firma montuje także pompy ciepła – powinieneś zwrócić uwagę by Twój program posiadał nieco inne funkcje. Pisaliśmy o tym tutaj. LINK
