Optymalne oprogramowanie dla firm montujących rekuperację powinien skupiać się na kilku podstawowych aspektach. To poprawa standardu ofertowania, większa kontrola nad bieżącymi zleceniami oraz CRM-owa funkcja zbierająca kontrahentów. Takie połączenie pozwala zautomatyzować kluczowe procesy w firmie od A do Z. Przyjrzyjmy się tym zagadnieniom dokładniej.
Cel pierwszy – lepsze ofertowanie
To co rozumiemy poprzez polepszenie standardu ofertowania, to na przykład:
- tworzenie ofert zorganizowanych hierarchicznie, z opisami i zdjęciami
- wypracowanie szablonów powtarzalnych ofert, by usprawnić ich tworzenie
- archiwum ofert, by w dowolnej chwili wrócić do wysłanego dokumentu.
Pierwszy punkt to zdecydowany ukłon w stronę klientów, którzy stają się coraz bardziej wymagający. Są wyczuleni na estetykę ofert, ich profesjonalizm i to, czy w ogóle oferta jest dla nich zrozumiała. Właśnie dlatego tak dobrze działają na nich opisy i zdjęcia produktów, na przykład kluczowej w ofercie centrali rekuperacyjnej. Klienci lubią wiedzieć jakie urządzenia będą montowane w ich domu, chcą je zobaczyć i chociaż trochę poznać.
Równocześnie zdają sobie sprawę z tego, że ta przyjemność będzie ich kosztować. Czasami ciężko jest im zaakceptować jedną, wysoką cenę zbiorczą za wszystko na raz. Nie rozumieją skąd wzięła się cena, a dlatego wydaje im się wygórowana. Hierarchiczne rozbicie oferty na działy, rozdziały i pozycje pozwoli klientowi zrozumieć jakie dokładnie prace są do wykonania. Wówczas łatwiej jest mu zauważyć ile pracy i materiałów potrzeba, by zrealizować dane zlecenie. A skoro rozumie, skąd wzięła się cena, będzie bardziej skłonny do jej zaakceptowania. A jeśli już dojdzie do negocjacji, łatwiej negocjować na małej cenie jednostkowej, niż na wysokiej cenie zbiorczej.
Mówiąc o ofertach, warto wspomnieć o możliwości ofertowania wariantowego. Odpowiedni program dla firm montujących rekuperację powinien dać możliwość stworzenia porównania ze sobą kilku wariantów wykonania usługi, na przykład na bazie centrali kilku różnych producentów.
Wcześniej mówiliśmy także o bardziej technicznych aspektach, takich jak tworzenie szablonów powtarzalnych ofert oraz archiwum ofert. Szablony pozwalają bardzo usprawnić pisanie ofert – wystarczy go zduplikować, zmienić dane klienta, dostosować szczegóły oferty i gotowe. Na pewno jest to szybsze, niż tworzenie oferty od podstaw. Z kolei archiwum ofert – myślę, że roli tej funkcji nie trzeba tłumaczyć 🙂 To funkcje „must have”, w które musi być wyposażony każdy program dla firm.
Finansowe nadzorowanie zleceniami
Skoro już wygraliśmy ofertę, trzeba teraz zaplanować pracę. Zamówić potrzebne materiały, obliczyć koszty stałe i zmienne, przewidzieć czas wykonania usługi oraz koniec końców zysk. Najpierw, należy to przewidzieć. Potem, trzeba kontrolować czy rzeczywistość jest zgodna z przewidywaniami.
Dlatego program dla firm montujących rekuperację powinien mieć funkcję pozwalającą na bieżące nadzorowanie zleceń pod względem finansowym. Pozwala to nie tylko na utrzymanie w firmie płynności finansowej (tzw. cashflow), ale także wyciąganie wniosków na przyszłość. Można na przykład sprawdzić na ccym konkretnie ucieka najwięcej zysku, montowanie których producentów opłaca się najbardziej oraz czy wyceny, które tworzysz, są odpowiednie i przynoszą tyle zysku, ile faktycznie chcesz.
Oprogramowanie dla firm montujących rekuperację segreguje wszystkie dane
Mamy zebrane już wszystkie oferty oraz nadzorujemy zlecenia bieżące i archiwalne. Do segregacji tych dokumentów potrzebne jest nam spoiwo – funkcja CRM. Utworzenie profilu klienta (ale także podwykonawcy czy dostawcy), pozwala nie tylko na zapisanie wszystkich najważniejszych informacji, ale także notatek czy ustaleń. W profilu klienta widzimy wobec tego całą historię działań jaką z nim podjęliśmy, wraz z powiązanymi z nim projektami i ofertami.
Aplikacja SCCOT – oprogramowanie dla firm montujących klimatyzację
Szczerze mówiąc, wywodzimy się z firm usługowych. Zajmowaliśmy się także montażem rekuperacji, więc wiemy co nie co na ten temat 🙂 Powyższy opis aplikacji to opis czegoś, czego sami potrzebowaliśmy kiedy zajmowaliśmy się usługami.
Dlatego właśnie stworzyliśmy aplikację SCCOT, na którą składają się takie funkcje jak:
- Ofertowanie (oferty wariantowe; zawierające uporządkowaną strukturę, opisy i zdjęcia) oparte o…
- Bazy danych robocizny, materiałów i sprzętu. Możesz utworzyć własne kartoteki w oparciu o działalność firmy lub skorzystać z bazy systemowej
- Zarządzanie bieżącymi zleceniami pod względem finansowym
- CRM-owa funkcja Kontrahenci, zbierająca w jednym miejscu wszystkie dane o klientach, podwykonawcach czy dostawcach
Utwórz darmowe konto i korzystaj ze wszystkich funkcji przez 14 dni – bez ukrytych opłat. My ze swojej strony zapewniamy odpowiednie wdrożenie i pomoc w czasie rzeczywistym!
P.S. Jeśli twoja firma montuje także pompy ciepła – powinieneś zwrócić uwagę by Twój program posiadał nieco inne funkcje. Pisaliśmy o tym tutaj.
