Odpowiednio dopasowane oprogramowanie dla firm ogrodniczych ma przed sobą kilka zadań. Celem takiego oprogramowania jest usprawnienie procesów w firmie, a przez to zwiększenie zysków. Do tego kluczowe będzie mądre zarządzanie bieżącymi zleceniami, a także polepszenie standardów tworzenia ofert. Jak powinno to wyglądać w praktyce? Przejdźmy do konkretów!
Finansowe nadzorowanie zleceń
Często zlecenia prowadzone przez firmy ogrodnicze mają dość złożony zakres prac. Co więcej, możliwości działania potrafią być mocno modyfikowane przez pogodę – prace mogą przez to rozpływać się w czasie, a to wpływa na rentowność zadania. Dlatego tak ważne jest mądre monitorowanie bieżących zleceń.
Program dla firm ogrodniczych powinien więc mocno stawiać na prognozowanie przychodów, następnie sprawdzanie, czy realia są zgodne z przewidywaniami. Możliwość zanotowania kosztów pracowników, materiałów i wszystkich potrzebnych rzeczy jest bezcenna. Takie parametry pozwolą nie tylko na określenie rentowności danego zlecenia, ale także wnioskowania dalekosiężnego. Czy faktycznie dobrze wyceniam swoją pracę? Czy dane zlecenie mi się opłaciło? Na jakiego rodzaju prac zarabiam więcej, a na jakich mniej?
W perspektywie codziennej pracy warto mieć na oku także parametr zwany z angielskiego „cashflow”, czyli dobrze nam znana płynność finansowa. Firma nie może sobie pozwolić na finansowy zastój, zatem warto wiedzieć skąd można wyciągnąć pieniądze, na przykład w formie zaliczek. A kiedy zlecenie już zakończymy, warto mieć możliwość wygenerowania podsumowania zlecenia – dokumentu pomagającego domknąć rozliczenie z klientem. Dużo łatwiej jest rozmawiać w oparciu o dokument, który określa:
- na jaką kwotę się umówiliśmy, na podstawie umów oraz aneksów dot. prac dodatkowych
- listę zaliczek
- wystawione z naszej strony faktury
- ile pieniędzy pozostało do rozliczenia.
Oprogramowanie dla firm ogrodniczych pomaga przy ofertowaniu
Praca firm ogrodniczych kojarzy się z estetyką, zresztą nie bez przyczyny. Skoro więc oferuje się estetyczne usługi – warto zadbać, by oferta również cieszyła oko. Do tego z pewnością przydadzą się zdjęcia i opisy, a także odpowiednie obrandowanie oferty logiem Twojej firmy.
Często zdarza się również, że tworzone oferty zawierają szeroki zakres prac. Wynikają z tego 2 rzeczy. Po pierwsze, ofertę należy odpowiednio zorganizować, najlepiej w strukturze hierarchicznej (działy -> rozdziały -> pozycje). Po drugie, skoro wachlarz prac może wahać się od prostych usług aż do skomplikowanych, długoterminowych zleceń, warto, by program potrafił tworzyć oferty uniwersalne. Od prostych obmiarów, aż po rozbudowane kosztorysy. W razie potrzeby, raz stworzysz szybką ofertę, a raz rozbudowaną.
O tym, jak powinien wyglądać kompletny program do ofertowania pisaliśmy tutaj: LINK.
Segregowanie danych i funkcja CRM
Sam wiesz, jako przedsiębiorca, jak wiele informacji dziennie przepływa przez firmę. Od nowych kontaktów, przez bieżące ustalenia, aż po aktualne zlecenia i oferty (aktualne, ale także te archiwalne). Żeby na pewno niczego nie przeoczyć, warto wszystkie informacje zebrać w jednym miejscu. Spoiwem łączącym wszystkie te rzeczy jest CRM-owa funkcja tworząca listę kontrahentów.
Kontrahenci to klienci, ale także podwykonawcy i dostawcy. Profil każdego z nich powinien mieć możliwość nie tylko zapisania potrzebnych danych (typu NIP, czy adres mailowy), ale także notatek. Bo tych potrafi być sporo: od ustaleń z klientem, przez umówione rabaty aż po zaplanowane urlopy. Dodatkowo, do każdego kontrahenta ważne będzie przyporządkowanie oferty czy projektu, by w dowolnej chwili wrócić do dokumentu sprzed miesięcy.
Aplikacja SCCOT – oprogramowanie dla firm ogrodniczych
Aplikację SCCOT stworzyliśmy z myślą o małych i dużych firmach usługowych – także tych ogrodniczych. W oprogramowaniu znajdziesz takie funkcje, jak:
- Ofertowanie w oparciu o własne i systemowe bazy danych. Każda oferta jest hierarchiczna, zawiera zdjęcia i opisy, obrandowana logiem Twojej firmy
- Moje Projekty, służące do monitorowania bieżących zleceń pod kątem finansowym. Od prognozy, przez realizację i rozliczenie z klientem, aż do monitorowania płynności finansowej i wnioskowania na przyszłość
- Kontrahenci – CRM-owa funckja porządkująca listę wszystkich kontrahentów wraz z przyporządkowanymi do nich dokumentami.
Załóż konto i korzystaj ze wszystkich funkcji aplikacji. Przez 14 dni, za darmo – a ze swojej strony zapewniam odpowiednie wdrożenie od A do Z 🙂
