Z czego musi składać się wzór oferty na usługi, jak powinien wyglądać i z czego się składać? To popularne pytania, zwłaszcza w dzisiejszych czasach, kiedy usługi zyskują na znaczeniu i prestiżu. W tym wpisie, jako aktualizacja wpisu o wzorze oferty na roboty budowlane na portalu MocnaFirma, przeanalizujemy wzór oferty na wykonanie usługi. Posłużymy się ofertą wygenerowaną w aplikacji SCCOT, gdzie najłatwiej będzie nam się odnieść do najważniejszych składowych.
Od początku – dla kogo nasza oferta na usługi?
W całym procesie dobrego ofertowania, samo tworzenie oferty nie jest naszym pierwszym krokiem. Na początek warto poznać klienta i jego potrzeby. W poprzednich wpisach zastanawialiśmy się jak nawiązać relację z klientem i po co właściwie to robić. Ano właśnie po to, by poznać jego potrzeby, te jawne i te ukryte. Dopiero te dwie rzeczy pozwolą nam na stworzenie odpowiednio spersonalizowanej oferty.
Wszystkie te elementy są potrzebne w dobrym procesie ofertowania. I to jest bardzo ważna kompetencja w firmie – w końcu prowadzenie usług to nic innego jak zarabianie pracą. Ta praca jest warta dokładnie tyle, ile klient jest skłonny zapłacić. Dlatego tak ważne jest ofertowanie spersonalizowane, dostosowane pod potrzeby klienta. Należy wybudować w oczach klienta wartość tego, co proponujesz. Kiedy klient analizuje ofertę, cena jest dla niego częścią całości – istotną, ale wciąż tylko częścią. Jeśli nie chcemy walczyć tylko ceną, należy wybudować wartość usług.
Wzór oferty na usługi w przetargu
Przejdźmy już do konkretów. Jeśli oferta na usługi ma wziąć udział w przetargu, sprawa jest prostsza – zazwyczaj zamawiający jasno określają formę oferty. Mogą znaleźć się tam wszystkie niezbędne dokumenty, sposób podania ceny i innych parametrów, chociażby terminy czy gwarancja. Jeśli w postępowaniu nie ma określonej formy, mamy wolną rękę. Wówczas możemy napisać chociażby tak:
Dane firmy Miejscowość, data
Nazwa zadania: …………………………………………..
Oferuję wykonanie zadania pod nazwą: ………………… w cenie …………………… brutto (słownie: ………………………) w tym podatek VAT: ……………….. (słownie: ………………….).
Zadanie wykonam w terminie: ……………. (słownie: …………)
Gwarancję udzielam na okres: …………… (słownie: ……………….)
Pieczątka/podpis
Warto dodać także kalkulację, na przykład na załączonym obmiarze lub na podstawie własnych wyliczeń. Taka oferta jest już gotowa do wysłania, trzeba dołożyć jedynie dokumenty wskazane przez SIWZ.
Sprawa nieco komplikuje się, gdy mowa o wykonaniu usługi dla klientów indywidualnych i firm.
Z czego składa się wzór oferty na usługi?
W aplikacji SCCOT, podstawowa oferta składa się z:
- strony tytułowej
- strony opisowej
- działów kalkulacyjnych (wraz z podsumowaniem)
- podsumowania oferty
Przejdźmy teraz po kolei przez każdą z nich i zobaczmy na co zwrócić uwagę.
Strona tytułowa
Jest to strona okładkowa. Dla klienta, który ma z naszą firmą do czynienia po raz pierwszy, jest to niejako wizytówka firmy. Warto więc postarać się o estetyczne zdjęcia w dobrej jakości, odpowiednie wykorzystanie miejsca na zachęcenia klienta do zapoznania się z ofertą i oczywiście poprawność języka. Warto też spersonalizować ofertę pod względem klienta oraz loga naszej firmy.
Strona opisowa
Pierwsza część strony opisowej to część niejako administracyjna. To znaczy zawiera ona dane klienta (dane kontaktowe), informacje o ofercie (datę wystawienia i ważności oferty, dane kontaktowe opiekuna klienta) oraz dane naszej firmy. Znajdzie się tutaj także miejsce na konkretny opis oferty, składający się z nagłówka i treści. Można wykorzystać go na przykład do opisu firmy, do wstępnych ustaleń z klientem, informacji o proponowanych pracach dodatkowych itp. Pełna dowolność!
Można powiedzieć, że ta część strony opisowej jest na swój sposób częścią angażującą. To tutaj możemy zwrócić się bezpośrednio do klienta, nawiązać do rozmowy lub spotkania. Tutaj pokazujemy także opiekuna klienta, do którego klient wie, że może się zwrócić z pytaniami i który będzie o niego dbać.
Druga część to bardzo istotne dla oferty tabelki, określające:
- sposób wykonania kalkulacji
- udzieloną gwarancję
- proponowaną formę rozliczenia
- wylistowane załączniki do oferty
Sposób kalkulacji, gwarancję i formę rozliczenia możesz określić względem całej oferty, lub rozbić ją na robociznę, materiały i sprzęt. Sprawdzi się to na przykład, gdy chcesz wziąć zaliczkę na urządzenie, ale za robociznę rozliczyć się po fakcie, lub w przypadku różnego okresu gwarancji.
Strona opisowa, poza rolą informacyjną, ma za zadanie nadać formalny status naszej oferty. Są tutaj określone strony, konkretne daty itp. Warto podejść z powagą do oferty – wówczas możemy oczekiwać, że klienci będą ją traktować równie poważnie, co my.
Działy kalkulacyjne
Klient musi zrozumieć co kupuje by być skłonny zaakceptować ofertę. Oferta musi być więc przejrzysta i zrozumiała – dlatego warto, by była hierarchiczna. Nasza oferta składa się więc z dużych działów, a te z rozdziałów w których wypisujemy poszczególne pozycje.
Jeśli zaś chodzi o poziom szczegółowości oferty, wyróżniamy 3 metody kalkulowania:
- obmiar
- skrócona kalkulacja
- pełna kalkulacja
Każda z nich coraz bardziej szczegółowa. Ale jaką stosować? To zależy od bardzo wielu czynników, min. samego klienta i wielkości oferty. Czasem pozycji jest na tyle dużo, że warto je rozłożyć na mniejsze części by łatwiej było kalkulować. Czasami zaś wystarczy jedna zbiorcza cena, gdy oferta jest prosta i niewymagająca.
Ja jestem zwolennikiem tego, by klient rozumiał za co konkretnie płaci i dlaczego jest to istotne. Szczegółowość oferty jest trochę jak opowiedzenie historii: co i w jakiej kolejności będę wykonywać. To także sposób rozładowania napięcia spowodowanego ceną końcową. Kiedy klient zobaczy ile pozycji, a w konsekwencji ile pracy i materiałów będzie potrzebne, łatwiej mu zrozumieć cenę końcową i jej wysokość.
Przy generowaniu oferty sam musisz podjąć decyzję o jej szczegółowości. Warto mieć możliwość także zmiany szczegółowości już w trakcie tworzenia oferty, nie na samym starcie – to na wypadek zmiany decyzji.
W naszej ofercie strefę kalkulacyjną wciąż wykorzystujemy także do estetycznego ukazania prac, i tak jak pisałem wcześniej, do budowania wartości naszych usług. Dlatego każdy dział i rozdział uzbrajamy w zdjęcia, grafiki i opisy.
Po wylistowaniu wszystkich pozycji w rozdziale zamieszczamy także jego podsumowanie, by ułatwić zrozumienie wszystkich informacji.
Podsumowanie oferty
Po opisaniu całej oferty, warto ją podsumować – zebrać wszystkie informacje w jedną tabelkę. Zaczytujemy do niej ceny poszczególnych działów.
Jeśli chcesz, możesz także rozbić je na rozdziały.
W tym miejscu klient wie już wszystko o naszej ofercie. Nadaliśmy jej formalny ton, załączyliśmy zdjęcia i opisy, skierowaliśmy do opiekuna klienta i przedstawiliśmy dane finansowe naszej oferty w sposób hierarchiczny i uporządkowany.
Po podsumowaniu oferty, mamy także miejsce na adnotację końcową. Możesz wykorzystać to np. do klauzuli RODO, czy do załączenia umowy na prace. Możesz także użyć własnych słów by podsumować ofertę. To fajna klamra, spinająca i wieńcząca całą ofertę – warto ją wykorzystać.
Wzór oferty na usługi – podsumowanie informacji
Podsumowując, pamiętaj o tym, by:
- wybudować wartość Twojej pracy,
- poznać potrzeby klienta i dostosować pod nie swoją ofertę
- nadać formalny ton ofercie
- oferta była zrozumiała dla klienta
- wykorzystać miejsca na opisy i grafiki, żeby nadać estetyki ofercie i pomóc klientowi zwizualizować efekt końcowy
Tak w moich oczach wygląda nowoczesna, profesjonalna oferta na usługi. Warto wytworzyć swój własny schemat i standard ofertowania, korzystając z dostępnych programów, lub przygotować takie pliki na własną rękę.
W tym opracowaniu posłużyłem się ofertą wygenerowaną w programie SCCOT. Więcej o tym narzędziu dowiesz się 👇
