Firma idealna to taka, która ma niskie wydatki, a zarazem wysokie zarobki. Brzmi jak marzenie? W tym wszystkim pomoże Ci optymalizacja kosztów, czyli cięcie niepotrzebnych wydatków. Jednak czy takie działanie nie wpłynie negatywnie na jakość Twoich produktów i / lub usług? Poniżej pokazujemy gotowe rozwiązanie, w jaki sposób możesz zoptymalizować swoje firmowe wydatki. Zapraszamy!
Dlaczego przedsiębiorcy poszukują optymalizacji kosztów?
Fraza “optymalizacja kosztów” każdego miesiąca jest wyszukiwana przez kilkaset osób w naszym kraju. Nic w tym dziwnego — przedsiębiorcy oberwali ostatnio po kieszeniach przez wysoką inflację i wojnę za wschodnią granicą. Choć nawet i bez tego prowadzenie firmy w Polsce nie należało do łatwych zadań.
Pierwsza strona wyszukiwarki pełna jest artykułów pod tytułem “optymalizacja kosztów w firmie”, w których to niestety omawiane są praktycznie same ogólniki. My z kolei przedstawimy Ci gotowe rozwiązanie, które możesz wdrożyć do swojej firmy niemal natychmiastowo. Zanim jednak do niego przejdziemy, zajmijmy się tym, czy jest optymalizacja kosztów, a czym nie jest.
Czym jest optymalizacja kosztów, a czym nie jest?
Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że optymalizacja kosztów to po prostu zmniejszenie firmowych wydatków. Kluczowe jest jednak to, aby nie wpłynąć negatywnie na jakość swoich produktów i / lub usług, a także na satysfakcję klientów i pracowników.
Optymalizacją kosztów będzie więc wybór tańszej stacji benzynowej (np. w przypadku firmy transportowej) lub tańszej hurtowni narzędzi (np. w przypadku firmy remontowej). Ważne, aby zarówno paliwo, jak i narzędzia nie odstawały jakościowo od poprzedników.
Optymalizacją kosztów nie będzie z kolei wymiana samochodu na starszy odpowiednik (znów przypadek firmy transportowej) lub zmniejszenie wynagrodzenia pracowników (przypadek firmy remontowej). Pojazd starszej daty będzie bardziej wadliwy, co może wiązać się z dodatkowymi wydatkami i zmniejszeniem niezawodności usług. Natomiast mniejsze wynagrodzenia dla pracowników prawdopodobnie będą skutkowały zmniejszeniem ich efektywności lub nawet zwolnieniami.
Dlaczego o tym wspominamy? Ponieważ przed każdym obniżeniem wydatków firmowych powinieneś zastanowić się, czy nie wpływasz na jedną z poniższych sfer:
– zmniejszenie jakości produktów i / lub usług,
– obniżenie satysfakcji klientów (stałych i / lub nowych),
– spadek motywacji do pracy wśród pracowników.
Jeśli Twoja decyzja oddziałuje negatywnie choć na jeden z powyższych przypadków — nie jest to optymalizacja kosztów, tylko ich nieoptymalna redukcja (z której powinieneś korzystać tylko w ostateczności).
Optymalizacja kosztów firmowych — czas na konkrety
Teraz, gdy odrobiliśmy zadanie domowe z teorii, możemy przejść do konkretów. W jaki sposób możesz zoptymalizować swoje firmowe wydatki?
Przede wszystkim — dobrze poznaj swoje koszty
Wielu przedsiębiorców ma w pamięci tylko koszty główne (np. materiały, robocizna), pomijając przy tym koszty ukryte. Aby lepiej poznać wszystkie swoje firmowe wydatki, koniecznie przygotuj dokładny kosztorys ofertowy. To dokument często lekceważony przez biznesmenów, jednak niezwykle użyteczny.
Załóżmy, że przyjmujesz zlecenie wyremontowania mieszkania klienta za kwotę 60.000 złotych. “Na czysto”, po odjęciu wszystkich kosztów, z całej tej operacji zyskasz jednak tylko 10.000 złotych. Gdyby jednak udało Ci się zoptymalizować cenę np. materiałów, być może zarobiłbyś nie 60, a 61 tysięcy złotych.
Wydaje się, że taka zmiana jest niewielka, wszak różnica między kwotą 60.000 złotych a 61.000 złotych to tylko nieco ponad 1.5%. W rzeczywistości jednak nie zarobisz 10.000 złotych, tylko 11.000 złotych, co już jest zarobkiem większym o okrągłe 10%. To właśnie dlatego dokładny kosztorys ofertowy jest tak ważny.
Wartości te wcale nie są przypadkowe. Dokładnie na takim samym przykładzie operowaliśmy w naszym obszerniejszym artykule na temat kosztorysów: Kosztorys ofertowy. Dlaczego powinieneś liczyć każdą wydawaną złotówkę?. Gorąco zachęcamy Cię do jego przeczytania!
Wygrywanie ofert jako forma optymalizacji kosztów?
Twoim kosztem nie jest tylko suma końcowa widniejąca na rachunkach. To też czas, który inwestujesz w zdobywanie nowych klientów. A czas jest zoptymalizować znacznie łatwiej, niż fizyczny pieniądz.
Zwiększ ilość wygrywanych przez Ciebie ofert za pomocą narzędzia, które zautomatyzuje większość procesów firmowych. O tym, jak to zrobić, przeczytasz tutaj: Jak zwiększyć ilość wygrywanych ofert? (i o programie do ich tworzenia).
Oprócz tego przyda Ci się wiedza na poniższe tematy:
Jak ustalić cenę produktu? 3 popularne strategie cenowe
Jak negocjować cenę z klientem – i nie stracić przy tym pieniędzy?
Skuteczne ofertowanie jest czymś, czym w SCCOT zajmujemy się zawodowo. Gdy omówimy już pozostałe etapy optymalizacji kosztów, pokażemy Ci gotowe rozwiązanie, które od ręki będziesz mógł wprowadzić w życie swojej firmy.
Czy reklamujesz się w optymalny sposób?
Z naszych obserwacji wynika, że wielu przedsiębiorców przeznacza zbyt duże ilości budżetu firmowego na reklamę. Co w tym złego? To, że najczęściej owa reklama jest skarbonką bez dna i nie przynosi żadnych pozytywnych efektów.
Sposobów na marketing jest całe mnóstwo. Od rozdawania ulotek na rynku lokalnego miasta, aż po wielomiesięczne kampanie reklamowe przeprowadzane wielokanałowo. Nie czas teraz na zagłębianie się w tajemnice marketingu, dlatego odsyłamy do naszego artykułu: Lejek sprzedażowy a pozyskiwanie nowych klientów.
Na początku zadbaj o przejrzystą stronę internetową i regularnie publikuj treści w social mediach — innymi słowy: reklamuj się organicznie. Nieumiejętnie przeprowadzane płatne kampanie to ogromny koszt, który warto zoptymalizować przerzucając się na bardziej długofalowe (i tańsze) działania marketingowe.
SCCOT — aplikacja do optymalizacji kosztów
Rozwiązaniem dla Twojej firmy może być aplikacja SCCOT, dzięki której:
– sporządzisz atrakcyjne oferty handlowe,
– będziesz wygodnie zarządzał zleceniami,
– utworzysz czytelne kartoteki RMS (np. ze sprzętem),
– łatwiej zorientujesz się wśród realizowanych zleceń,
– a w efekcie: zoptymalizujesz swoje firmowe wydatki.
Możesz też liczyć na wsparcie mentorskie wprost od twórców narzędzia. Dzięki aplikacji SCCOT ofertowanie staje się prostsze (i skuteczniejsze) niż kiedykolwiek wcześniej.
Zapraszamy Cię do odwiedzenia strony głównej i przekonania się na własnej skórze, że z cyfryzacją firmom jest lepiej.
Optymalizacja kosztów firmowych w pigułce
Optymalizacja kosztów to skomplikowany proces:
– raz, że znalezienie tańszych alternatyw może być naprawdę czasochłonne (i trudne),
– dwa, że “optymalizacja” często doprowadza do spadku zarobków… przez co nie jest optymalizacją.
Powyżej celowo nie omawialiśmy szczegółowych przypadków, np.:
– “Przestań tankować na stacji benzynowej X! Na stacji Y masz o 5% niższe ceny!”
– “Przestań zamawiać towar z hurtowni Z! Zamawiając zza granicy oszczędzisz 20%!”
Dlaczego? Ponieważ nie znamy charakterystyki Twojej firmy. Optymalizacja kosztów firmowych nie jest tak łatwą kwestią, jak na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać. Dlatego w razie wątpliwości — skontaktuj się z nami. Na pewno pomożemy!
Jesteśmy jednak przekonani, że dzięki przygotowaniu:
– dokładnego kosztorysu,
– atrakcyjnych ofert handlowych,
– skuteczniejszych strategii marketingowych…
…koszty Twojej firmy zostaną zoptymalizowane, a Ty w efekcie zarobisz więcej pieniędzy.
Pozdrawiamy, zespół SCCOT!
