Szybkość ofertowania jest dla klienta bardzo istotna. Badania wskazują, że klient, otrzymując 10 zapytań ofertowych, ostatecznie rozmawia tylko z 3 firmami. Częściej są to firmy, które odpowiedzą najszybciej. Firmy ze spóźnioną reakcją mają straconą pozycję na samym starcie. Dzieje się tak z bardzo prostej przyczyny– Klienci także są zabiegani, zalatani i zwyczajnie mają rozproszoną uwagę. Jeśli weźmiemy pod uwagę też poprzednią wskazówkę, że świadoma firma nawiązuje i zacieśnia relacje z klientem, każdy następny oferent jest w trudniejszym położeniu.
Pierwszy kontakt a szybkość ofertowania
Oczywiście wykonanie dobrej oferty wymaga czasu, dlatego pierwsza reakcja nie oznacza zawsze wyścigu kto pierwszy złoży ofertę. Sposobów na szybką reakcja jest bardzo dużo, należy uczynić z niej element strategii obsługi klienta, a oto kilka przykładów:
- W przypadku kontaktu klienta przez meila absolutną podstawą jest autoresponder, który potwierdzi otrzymanie wiadomości i poinformuje o kontakcie zwrotnym. Zazwyczaj będąc na budowie, nie ma przecież czasu na ręczne odpisywanie na mejle.
- Następnie zgodnie z obietnicą należy się skontaktować – koniecznie tego samego dnia.
- W przypadku rozmowy telefonicznej po jej zakończeniu dobrze jest napisać smsa z podziękowaniem za kontakt i przesłanie adresu email, na który klient może wysłać swoje dane.
- W 2 kolejności dobrym sposobem na zyskanie cennego czasu, a zarazem dowodem na profesjonalne podejście do tematu jest wysłanie klientowi prośby o uzupełnienie formularza lub kwestionariusza, w którym klient określi na przykład charakterystykę swojego budynku. Przyspieszy to znacznie przygotowanie oferty i pozwoli przygotować się do rozmowy pogłębionej o potrzebach ukrytych klienta.
Klient wciąż czeka!
Sposobów i pretekstów do szybkiego kontaktu jest bardzo dużo i świetnie działają. Niezależnie od powyższych metod na szybką reakcję, ostatecznie klient czeka na ofertę. Powinna ona pojawić się nie później niż w ciągu 3 dni roboczych. By wykonać oferty sprawniej, szybko stosuj kilka sprawdzonych metod:
- Przygotuj szablony ofert z gotowymi opisami i zwrotami.
- Duplikuj oferty wcześniejsze, które przygotowałeś dla innych klientów.
- Korzystaj z kartotek i baz danych, by nie trzeba było ręcznie wpisywać do ofert produktów i czynności.
Wszystkie z tych funkcji znajdziesz w aplikacji SCCOT. Zarejestruj się na darmowy okres próbny i testuj przez 14 dni!
Artykuł ukazał się na łamach wydania 08/2022 magazynu InstalReporter.
A w poprzednim wpisie zastanawialiśmy się, czy nawiązanie relacji z klientem ma znaczenie!
